Letni razgovor–zakaj bi ga izvajali?

Letni razgovor je pogovor med zaposlenim in vodjo, pri katerem se med drugim pregleda dosedanje delo zaposlenega. Zdi se, da se marsikje tega razgovora izogibajo ali pa ga opravijo precej hitro in površno, da se ga »rešijo«. Kaj lahko storimo? Prvi korak je, da se vodstvo samo zelo dobro zaveda kaj je namen in kaj so cilji letnih razgovorov. Nato je potrebno, da te informacije ustrezno prenese na ostale zaposlene. Slabo razumevanje ali pa tudi slabo zastavljeni cilji letnih razgovorov, lahko hitro vodijo do neprijetnih občutkov.

Pomembno je, da tako vodja kot zaposleni letni razgovor dojemata kot nekaj pozitivnega. Vodja namreč lahko pridobi veliko različnih informacij, želje, občutke zaposlenega. Prav tako lahko prejme povratno informacij o svojem lastnem delu – vodenju. Vse te informacije lahko uporablja pri nadaljnjem delu, saj mu v bistvu predstavljajo priložnost za razvoj. Eden izmed rezultatov letnega razgovora so torej bolje načrtovane delovne naloge za zaposlene in bolje načrtovano lastno delo vodje.

Pri tem je zaposlenega potrebno spodbujati, da izrazi svoja razmišljanja ter ne daje socialno zaželenih odgovorov. Vodja mora biti pripravljen sprejeti povratno informacijo ter se temu primerno odzvati. Zaposleni lahko na letnem razgovoru izrazi tudi svoje ideje glede preteklih in tekočih nalog ter tudi morebitne predloge za izboljšavo.

Prav tako vodja izrazi svoje načrte, želje in pričakovanja glede zaposlenega. Zmeraj pa je potrebno razmišljati o željah samega zaposlenega. Vodja predstavi kakšne so realne možnosti (glede na dosedanje delo, možnosti financiranja izobraževanj itd.), zaposleni pa izrazi svoja pričakovanja ter želje. Cilj tukaj je, da te stvari usklajujeta in oblikujeta okviren načrt s konkretnimi cilji za naslednje leto. Naj jih ne bo preveč, prav tako pa ne premalo. Zelo pomembno je, da so cilji jasno definirani, torej da oba udeleženca razgovora točno vesta, kaj sta se dogovorila.

Letni razgovori dajejo možnost, da vodja zaposlene bolje spozna. Dobi lahko namreč zelo veliko informacij, ki mu lahko olajšajo usmerjanje zaposlenih. Da bo pa zaposleni lahko sproščeno govoril, je potrebno, da vodja razgovor dobro načrtuje. Za to je pomembno, da so vodje primerno usposobljene (npr. udeležba seminarja o letnem razgovoru) ter tako vedo katera vprašanja pripraviti.

Na koncu pa še nekaj splošnih priporočil:

  • Poteka naj v mirnem prostoru, v sproščenem vzdušju, brez zunanjih motenj.
  • Zaposlenega je potrebno pravočasno obvestiti.
  • Vodja mora pripraviti vsebino razgovora. Teme ali vprašanja lahko ima, npr. zapisane na listu.
  • Vodja si sproti zapisuje informacije, ki jih prejme s strani zaposlenega.

Prekomerna uporaba pametnega telefona – se znamo “odklopiti”?

V Sloveniji je leta 2017 pametni telefon uporabljalo 73% ljudi, starih med 16 in 74 let. Dnevno naj bi na pametnih telefonih v povprečju preživeli več kot 4 ure (če želite izmeriti svoj čas uporabe, obstajajo aplikacije, ki to merijo). Kaj pa počnemo na njih? Praktično vse. Poleg klicanja, pošiljanja in prejemanja SMS sporočil, pametni telefon najpogosteje uporabljamo za fotografiranje, kot uro, kot budilko, kot koledar, za brskanje po internetu itd.

Pametni telefoni so nam življenje v marsikaterem pogledu olajšali. Vendar pa se pojavijo težave, ko opazimo negativne posledice prekomerne uporabe. Med delom lahko nenehno piskanje, brnenje, vibriranje precej zmoti našo pozornost. Kaj lahko storimo? Telefon na delovnem mestu (kadar ne pričakujemo res nujnega klica) utišamo, izklopimo vibriranje in ga obrnemo tako, da ne vidimo zaslona. Lahko ga pospravimo v kakšen predal.

Ena izmed negativnih posledic je lahko tudi moteno spanje. Študije kažejo, da ima 8 od 10 milenijcev med spanjem ob sebi neutišan pametni telefon. Pri uporabi pametnih naprav pred spanjem, je precej problematična modra svetloba. Ta prekine tvorbo pomembnega hormona melanina, ki usklajuje biološko uro. Tudi različna obvestila hitro zmotijo spanec, kar v naslednjem dnevu vpliva na naše počutje.

Prav tako na naše počutje močno vplivajo naši medosebni odnosi. Ljudje smo bitja, ki potrebujemo družbo, prijatelje, pogovor itd. Kadar smo z nekom v neposredni interakciji, je pomembno, da takrat ne uporabljamo telefona. Več študij je potrdilo, da ljudje mnogo manj uživamo in manj cenimo čas druženja, kadar so naši prijatelji “na telefonih”. Teh stvari se je potrebno zavedati tudi na delovnem mestu. Pomembno je, da sogovorcu zares posvetimo čas in pozornost.

Pametni telefoni so nam med drugim omogočili 24-urno dosegljivost. S tem se je pojavil občutek stalne dosegljivosti ter t.i. strah, da bomo nekaj zamudili, če le to ne bomo. To je lahko eden izmed razlogov nenehnega preverjanja socialnih omrežij, elektronske pošte ter različnih drugih obvestil, kar lahko povzroča stres. Zato je na delovnem mestu zelo pomembno, da imajo zaposleni po delovnem času možnost »odklopitve« – torej, da jim ni potrebno nenehno pregledovati elektronske pošte, biti zmeraj dosegljivi na telefonu itd.

Kaj lahko storimo?

Za začetek lahko izklopimo obvestila iz socialnih omrežij. Prav tako lahko telefon za nekaj časa pospravimo v predal ter se zares lotimo stvari, ki jih želimo ali moramo opraviti. Naloge bomo tako verjetno hitreje in bolj kakovostno opravili. Kupimo si budilko ter telefon (prenosne računalnike, tablice ipd.) ugasnimo vsaj eno uro pred spanjem. Poskušajmo se s prijatelji dogovarjati za kavo oz. srečanja v živo.

In še meni osebno najljubši ukrep. V svoje življenje lahko poskusimo vnesti »dan brez tehnologije« ali pa »dan nedosegljivosti«. Na koledarju si vnaprej označimo dan, ki bo namenjen »odklopitvi«, ter poskrbimo, da si takrat ne rezerviramo nobenih zadev, ki bi zahtevale uporabo pametnih naprav. Ta dan ni potrebno nameniti počitku, saj bosta verjetno takrat kreativnost in produktivnost na višku. Kar je potrebno izkoristiti.

 

Viri:

Statistični urad RS

Hbr

Zakaj in kako opolnomočiti zaposlene?

Kaj sploh pomeni opolnomočeni zaposleni?

Opolnomočanje zaposlenih predstavlja proces, v katerem vodja deli svojo moč z zaposlenimi. Torej jim vodja preda več odgovornosti in jim s tem omogoči, da samostojno sprejemajo več odločitev.

Kako točno poteka opolnomočenje zaposlenih?

Pri procesu opolnomočenja je pomembno, da se osredotočimo na štiri ključne elemente: informacije, znanje, moč in nagrada. Da lahko zaposleni začenjajo sprejemati samostojne odločitve je potrebno, da imajo dovolj ustreznih informacij. Pomembno je, da prejmejo jasna navodila, ter da se jasno opredelijo pričakovani cilji. Omogočiti je treba dostop do različnih virov, saj le tako zagotovimo, da bo zaposleni lahko izbral najbolj ustrezno rešitev.

Zelo pomembno je, da imajo zaposleni možnost pridobivanja novih in nadgrajevanja že pridobljenih znanj. S tem zaposleni postajajo samozavestnejši in odgovornejši pri sprejemanju pomembnih odločitev.

Seveda je ključno, da zaposleni sploh dobijo pooblastila (moč), da lahko pri določenih stvareh samostojno odločajo. Prav tako je pomembno, da vodje pri zaposlenih opazijo dobro sprejete odločitve ter jih nagradijo. Nagrada je lahko tudi pohvala, s katero se zaposlenim pokaže, da je njihovo delo opaženo in da se ga spodbuja.

Zakaj je opolnomočenje pomembno?

Opolnomočenje pri zaposlenih dviguje samopodobo, motivacijo, produktivnost in pripadnost podjetju. Prav tako so zaposleni bolj ustvarjalni in bolj zadovoljni z delovnim mestom. Je pa pri opolnomočenju potrebno upoštevati želje in pričakovanja zaposlenih. Prav tako je potrebno, da proces poteka postopoma ter prilagojeno posameznem zaposlenem.

 

Zakaj bodo vaši najboljši zaposleni kmalu zapustili podjetje ali kakšni so razlogi, da izgubljate talente?

Vsakodnevno srečevanje z različnimi podjetniki, direktorji in vodji mi omogoča, da od blizu spoznam problematike današnjega sodobnega okolja. Ena od glavnih problematik, ki jo omenjajo je pomanjkanje ustreznega kadra. Zanimivo, kajne? Le nekaj let nazaj smo se v Sloveniji soočali z veliko brezposelnostjo, danes pa je problem dobiti ustrezen kader. Gospodarska rast je naredila svoje in danes so podjetja in zaposleni v boljši poziciji. Vendar vsako obdobje, pozitivno ali negativno, prinese s seboj nekaj posledic. Neustreznost kadra ima subjektivni pomen, saj si vsak delodajalec ali nadrejen to tolmači po svoje. Vendar pa je res, da je eden od glavnih problemov v podjetjih, odhajanje kadra. Poudarjam , odhajanje kadra! To pomeni, da v času ko se veliko podjetij ukvarja s problemom primanjkovanja potencialnih zaposlenih in reševanja sprotnih težav, so njihovi obstoječi zaposleni »na lovu« za novo službo ali jih enostavno »lovi« nekdo drug. Zakaj sploh pride do tega?

Pomanjkanje motivacije na delovnem mestu

Na tej točki ne govorim o motiviranju sodelavcev z določenimi zunanjimi dejavniki, kot so boljša plača ali motivacijskimi nagovori. Prava motivacija vsakega zaposlenega izhaja iz njegovih lastnih vrednot, katere mora poznati vsak dober vodja. Vsak vodja mora vedeti, kaj je tisto, kar motivira in spodbuja posameznika, da zjutraj hodi v službo, je kreativen in produktiven pri delu. Če tega ne veste, se boste kmalu poslovili od svojih najboljših zaposlenih, ker se bo zagotovo pojavil nekdo, ki bo pripravljen poslušati želje vašega top zaposlenega in verjamete ali ne, mu bo to tudi znal ponuditi. V headhuntingu je vse dovoljeno!

Ne(aktivno) poslušanje

Aktivno poslušanje je ena od veščin učinkovite komunikacije, katero mora obvladati vsak dober vodja. Verjamem, da nas večina poslušanje jemlje kot nekaj samoumevnega, vendar ko se pogovarjamo o aktivnem poslušanju moramo imeti v mislih, da je to v prvi vrsti veščina razumevanja. Ta veščina se tudi povezuje s prepoznavanjem lastnih vrednot vaših zaposlenih. Potrebno je, da ste pripravljeni aktivno prisluhniti svojim sodelavcem in znati oceniti, kaj je tisto, kar je njim pomembno, kakšni so njihovi cilji, kako oni vidijo svoj razvoj znotraj podjetja, kakšni so njihovi predlogi za izboljšanje poslovnih procesov in strategije. Skratka, bodite odprti za poslušanje in sprejemanje njihovih idej ter predlogov.

Odsotnost kongruentnosti

Vzemite si nekaj minut časa in bodite iskreni so sebe – razmislite, ali izvajate vse aktivnosti, ki jih zahtevate od svojih zaposlenih? Ste kdaj bili  v situaciji, da od svojih podrejenih zahtevate izvedbo določenih aktivnosti in držanje pravil, a sami pri sebi opažate pomanjkanje tega? Verjamem, da se vam je to zgodilo, kar je normalno, saj nismo roboti. Težave se pojavijo v primeru, da to počnete prepogosto. Prepogosto zahtevate vedenje, ki ga sami ne izvajate ali dajete obljube, za katere veste, da jih ne boste uresničili. Takšno vedenje negativno vpliva na motivacijo vaše ekipe in posameznike, ki se zavedajo svojih sposobnosti, hitro usmeri k iskanju boljših priložnosti.

Pripisovanje uspehov

Ta je malce direktna, priznam! A to je dejstvo, s katerim se soočajo mnogi zaposleni. V moji praksi dela z ljudmi spoznavam ogromno primerov razočaranih uspešnih zaposlenih, ki cenijo pogoje dela, uživajo med sodelavci in imajo resnično radi svoje delo. Ovira jih le odnos njihovih vodij, ki si pogosto pripisujejo njihove uspehe in zasluge. Verjamete ali ne, to ljudem povzroča tako močno razočaranje, da so zaradi tega sposobni menjati delovno mesto kljub vsem drugim ustreznim pogojem. To je na nek način zmanjševanje pomembnosti in hkrati zaničevanje določene osebe. Podobno velja tudi, če opazite uspehe svojih zaposlenih in jih ne pohvalite. Če pri sebi opažate takšno vedenje je nujno, da to spremenite, saj ambiciozni in zavedni posamezniki tega ne bodo dolgo prenašali.

Pomanjkanje strategije in vizije

So vas kdaj vaši sodelavci vprašali, kakšna je vizija podjetja za naslednjih 5 let? Ali pa kakšen je naslednji večji cilj podjetja? Ali kdo so naše ključne stranke? Kje bo fokus podjetja v naslednjem letu? Nekateri se boste strinjali, da so to običajne stvari v podjetju in da to mora vedeti ne le direktor, ampak prav vsi zaposleni. Z vami se strinjam in dodajam le, da ni potrebno samo, da vedo odgovore na ta vprašanja, ampak morajo skupaj z vami »dihati« za dosego teh ciljev. Žal, pogosto zaposleni ne samo, da ne vedo, kakšna je strategija podjetja, ampak tega ne vedo tudi njihovi vodje. Kako pa to? Eden od možnosti je ta, da vodja ne zna ustrezno predati informacije naprej, druga možnost pa je ta, da sam direktor ali vodja ne ve točno kam gre podjetje. V obeh primerih vas bodo vaši talenti zapustili. Sprašujete se, kako pa to? Brez jasne strategije ni dovolj pripadnosti!

Odhajanje talentov je realna in resnična problematika v podjetjih. Headhuning je v razcvetu in iskalci kadrov so v aktivnem iskanju boljšega kadra za svoje naročnike. Problemi, ki so izpostavljeni v tem članku so realna dejstva iz slovenskih podjetij in ne informacij na podlagi tujih podatkov. Naslednjič, če se sami znajdete v podobni situaciji ali se vam kdo potoži, da se sooča z izgubo sodelavcev upoštevajte zgoraj naštete dejavnike. Podjetje mora biti okolje, kjer se posamezniki razumejo, razvijejo in skupaj pišejo uspešno zgodbe. Pri tem je treba upoštevati različnost vsakega posameznika in raznolikost njegovih vrednot ter potreb. Poslovno okolje ne sme biti arena bitke med vodjo in zaposlenimi, temveč spodbudno, varno ter ambiciozno okolje, ki omogoča razvoj.