Letni razgovor–zakaj bi ga izvajali?

Letni razgovor je pogovor med zaposlenim in vodjo, pri katerem se med drugim pregleda dosedanje delo zaposlenega. Zdi se, da se marsikje tega razgovora izogibajo ali pa ga opravijo precej hitro in površno, da se ga »rešijo«. Kaj lahko storimo? Prvi korak je, da se vodstvo samo zelo dobro zaveda kaj je namen in kaj so cilji letnih razgovorov. Nato je potrebno, da te informacije ustrezno prenese na ostale zaposlene. Slabo razumevanje ali pa tudi slabo zastavljeni cilji letnih razgovorov, lahko hitro vodijo do neprijetnih občutkov.

Pomembno je, da tako vodja kot zaposleni letni razgovor dojemata kot nekaj pozitivnega. Vodja namreč lahko pridobi veliko različnih informacij, želje, občutke zaposlenega. Prav tako lahko prejme povratno informacij o svojem lastnem delu – vodenju. Vse te informacije lahko uporablja pri nadaljnjem delu, saj mu v bistvu predstavljajo priložnost za razvoj. Eden izmed rezultatov letnega razgovora so torej bolje načrtovane delovne naloge za zaposlene in bolje načrtovano lastno delo vodje.

Pri tem je zaposlenega potrebno spodbujati, da izrazi svoja razmišljanja ter ne daje socialno zaželenih odgovorov. Vodja mora biti pripravljen sprejeti povratno informacijo ter se temu primerno odzvati. Zaposleni lahko na letnem razgovoru izrazi tudi svoje ideje glede preteklih in tekočih nalog ter tudi morebitne predloge za izboljšavo.

Prav tako vodja izrazi svoje načrte, želje in pričakovanja glede zaposlenega. Zmeraj pa je potrebno razmišljati o željah samega zaposlenega. Vodja predstavi kakšne so realne možnosti (glede na dosedanje delo, možnosti financiranja izobraževanj itd.), zaposleni pa izrazi svoja pričakovanja ter želje. Cilj tukaj je, da te stvari usklajujeta in oblikujeta okviren načrt s konkretnimi cilji za naslednje leto. Naj jih ne bo preveč, prav tako pa ne premalo. Zelo pomembno je, da so cilji jasno definirani, torej da oba udeleženca razgovora točno vesta, kaj sta se dogovorila.

Letni razgovori dajejo možnost, da vodja zaposlene bolje spozna. Dobi lahko namreč zelo veliko informacij, ki mu lahko olajšajo usmerjanje zaposlenih. Da bo pa zaposleni lahko sproščeno govoril, je potrebno, da vodja razgovor dobro načrtuje. Za to je pomembno, da so vodje primerno usposobljene (npr. udeležba seminarja o letnem razgovoru) ter tako vedo katera vprašanja pripraviti.

Na koncu pa še nekaj splošnih priporočil:

  • Poteka naj v mirnem prostoru, v sproščenem vzdušju, brez zunanjih motenj.
  • Zaposlenega je potrebno pravočasno obvestiti.
  • Vodja mora pripraviti vsebino razgovora. Teme ali vprašanja lahko ima, npr. zapisane na listu.
  • Vodja si sproti zapisuje informacije, ki jih prejme s strani zaposlenega.