Metoda osvetlitve dela oz. “Job Shadowing” – zakaj je uporabna?

Metoda osvetlitve dela oz. »job shadowing« je metoda, pri kateri opazovalec opazuje izkušenega zaposlenega. Namen metode je, da opazovalec preko direktnega pristopa dobi natančne informacije o poteku točno določenega dela.

Zakaj je “job shadowing” oz. metoda osvetlitve dela uporabna?

Velikokrat se zgodi, da pri podajanju navodil novim zaposlenim ali sodelavcem, ki z našim delovnim področjem nimajo izkušenj, nenamerno izpustimo določene informacije, ki se nam zdijo samoumevne. Kar iz tega lahko sledi je to, da ko oseba prične z delom, je že na začetku lahko brez ključnih informacij. To lahko vodi v nezadovoljstvo novo zaposlene osebe ter njenega nadrejenega ter nenazadnje v odhod iz organizacije.

Prav tako se lahko zgodi, da se določena oseba zaposli ne neko delovno mesto o katerem pravzaprav ali nima pravih predstav ali pa nima veliko informacij. Čez nekaj časa lahko ta oseba ugotovi, da delo za njo ni primerno, kar spet sledi v odhod iz organizacije.

V obeh situacijah je potrebno iskanje novega zaposlenega, kar predstavlja dodaten strošek organizaciji. Ti dve situaciji bi lahko bili preprečeni z uporabo metode osvetlitve dela. Konkretno to pomeni, da bi oseba opazovala izkušenega zaposlenega ter tako pridobila natančen vpogled v potek dela.

Metoda se pa lahko uporabi tudi takrat, kadar je potrebno dokumentirati manj strukturirane procese na delovnem mestu, saj se z metodo lahko pridobijo natančno razdelani koraki določenega delovnega procesa. Opazovalec pridobi vpogled tudi v problematične delovne procese, kar organizaciji omogoča priložnost za razvoj.

So pa seveda tudi omejitve, npr. metode ni mogoče izvajati na delovnih mestih, kjer zaposleni delajo z občutljivimi ali zaupnimi informacijami.

Kako točno poteka?

Najprej je pomembno, da opazovalec natančno ve, kaj želi spoznati ter si zastavi cilje, ki jih želi doseči. Pri določenih delovnih mestih je potrebno predznanje. Opazovalec se mora z zaposlenim, ki ga bo opazoval predhodno dogovoriti za trajanje opazovanja. Za dobro razumevanje določenih delovnih mest je namreč potrebno daljše opazovanje. Sledi aktivno opazovanje. Zaposleni izvaja svoje delo, opazovalec pa ga čim bolj osredotočeno opazuje. Če je mogoče, si lahko sproti zapisuje informacije, ki jih med opazovanjem pridobiva. Po opazovanju naj opazovalec z zaposlenim razreši morebitne nejasnosti. Končni cilj je dosežen, ko opazovalec podrobno razume vlogo opazovanega zaposlenega ter pozna posamezne korake opazovanega dela.

Kaj pravijo študije?

V raziskavah je največkrat ugotovljeno, da metoda omogoča boljše razumevanje in natančen vpogled v potek dela. Vpliva pa tudi na izboljšanje komunikacije, več timskega dela, boljše poznavanje vlog, več povezovanja ter sodelovanja med različnimi profili zaposlenih.

Vir

Zakaj je pomembno prilagajanje organizacij na staranje zaposlenih?

Glede na trend staranja zaposlenih, je veliko govora o prilagoditvah organizacij na starejše zaposlene. Obstaja veliko različnih opcij, vendar je pri tem potrebno upoštevati lastnosti same organizacije in njenih zaposlenih. Različne prilagoditvene strategije so lahko namreč različno primerne za različne organizacije oz. podjetja. Spet druge so pa lahko primerne za večino.

Marsikje uporaben ter učinkovit način prilagajanja organizacij na starejše zaposlene, predstavljajo ustrezna izobraževanja, predavanja, delavnice itd., katerih produkt je ohranjanje in razvoj individualnih sposobnosti zaposlenega. Prav tako pa se lahko povečata produktivnost in sama motivacija. Naštete stvari so predvsem pomembna za tista podjetja, ki imajo pogoste težave s pridobivanjem novega ustreznega kadra. Upravljanje s starejšimi zaposlenimi jim tako omogoča boljši izkoristek potenciala že zaposlenih.

Različni posamezniki imajo različne potrebe

Pri prilagajanju na staranje zaposlenih je potrebno imeti v mislih, da imajo posamezniki različne potrebe. Nekateri bodo morda, za večjo produktivnost in učinkovitost, potrebovali več krajših odmorov. Nekaterim bo pa bolj ustrezala telovadba na delovnem mestu. Prav tako določeni morda potrebujejo v dokumentih večje črke, določeni pa zgolj drugačno osvetlitev. Potrebno je prisluhniti potrebam vsakega posameznika in ne predvidevati, da vsi potrebujejo enake prilagoditve. Če bo podjetje ravnalo na tak način, bodo zaposleni bolj predani in zavzeti za delo.

Podjetja naj bodo pripravljena prisluhniti svojim starejšim zaposlenim, npr. vodstvo ima lahko vsaj enkrat letno kavo s starejšim zaposlenim. Tako lahko zaposleni prispevajo svoje predloge, ki bi prispevali k boljšim delovnim pogojem. Če je podjetje pripravljo prisluhniti svojim zaposlenim, bodo ti čutili večjo pripadnost organizaciji ter bodo bolj motivirani in zavzeti za delo.

Starejši zaposleni imajo veliko izkušenj in znanj

Starejši zaposleni imajo načeloma veliko izkušenj in znanj na svojem delovnem področju. Če jih podjetja vključijo v programe mentorstva ali v usposabljanje za notranjega trenerja, kar predstavlja naslednji način prilagajanja organizacije na staranje zaposlenih, jim to omogoči, da se naučijo prenašati informacije na učinkovit in ustrezen način.  Tako podjetje poskrbi za boljši prenos znanja in izkušenj ter s tem pospeši delovni proces.

Prav tako naj podjetje poskuša zagotavljati čim več medgeneracijskega sodelovanja. Kakšni so pozitivni rezultati tega, si lahko preberete tukaj.

Kako torej začeti?

Pomembo je, da podjetje pridobi čim več informacij o prednostih in priložnostih za razvoj posameznika ter na podlagi tega, skupaj z zaposlenim oblikuje načrt, ki je prilagojen njegovim kompetencam, osebnostnim značilnostim in željam. Na ta način bodo zaposleni bolj motivirani, zavzeti in produktivni, kar bo vplivalo tudi na samo uspešnost podjetja. Pristop pri katerem podjetje zgolj sklepa, kakšne prilagoditve bi naj bile primerne za vse, je lahko marsikdaj napačen.

Medgeneracijsko sodelovanje oz. kaj se lahko mlajši naučijo od starejših in obratno?

Medgeneracijsko sodelovanje

Zaposlovanje starejših oseb je zadnje čase vse bolj aktualna tema. Razmere na trgu delovne sile se namreč hitro spreminjajo in potrebno se je pravočasno in pravilno odzvati na nove zahteve. V Sloveniji bo čez pet let vsak četrti zaposleni starejši od 55 let, zato je pomembno, da podjetja znajo ustrezno izkoristiti potencial starejših zaposlenih. Nekaj predlogov za učinkovito prilagajanje na potrebe starejših zaposlenih vam predstavljamo tukaj.

Na drugi strani imamo še eno specifično skupino na trgu delovne sile, mlade zaposlene, ki imajo nova, sveža znanja in veščine. Pogosto se o mlajši in starejši generaciji govori ločeno, ampak kaj, če bi razmišljali v smeri združevanja moči omenjenih skupin skozi medgeneracijsko sodelovanje? Vsaka skupina ima zagotovo svoje močne točke, znanja, izkušnje in veščine. Te bi lahko delila z drugimi za dosego večje uspešnosti in učinkovitosti pri delu.

Ko razmišljamo o medgeneracijskem sodelovanju, imamo večinoma v mislih to, da mlajši lahko starejšim pomagajo razumeti in uporabljati tehnologijo, medtem ko starejši z njimi delijo splošno modrost. Ampak obstajajo tudi druga znanja, ki si jih generacije med seboj delijo. V nadaljevanju si lahko preberete, katera so ta konkretna znanja.

Kaj se lahko mlajši naučijo od starejših?

Kako nadzirati svoje delo

Osebe starejše od 40 let na splošno menijo, da uspešneje nadzirajo svoje delo, v primerjavi z mlajšimi zaposlenimi. Veliko tridesetletnikov namreč poroča o izčrpanosti, kar ni presenetljivo, saj se v teh letih ljudje soočajo z različnimi zahtevami – skrbijo za svoje otroke, želijo si navdušiti svoje šefe ter hkrati ustreči zahtevam svojih strank. Posledično imajo manj kontrole nad lastnim načinom dela, delovnimi urami in sposobnostjo ustvarjanja novih načinov dela, kar je stresno tako za njih, kot tudi za njihove družine. Zato so pogosto bolj izčrpani kot starejši kolegi.

Po drugi strani so se njihovi starejši sodelavci skozi leta delovnih izkušenj naučili, kako nadzorovati svoje delo. Dobro vedo kdaj je potrebno kaj prenesti, kdaj »potisniti kaj naprej« ali kdaj sprejeti različne zahteve. Poleg tega so jih izkušnje naučile ustvarjalnega razmišljanja in reševanja morebitnih ovir pri delovnih nalogah. Medgeneracijsko sodelovanje bi morda omogočilo prenos teh konkretnih znanj in veščin, kar bi mlajšim zaposlenim pomagalo pri bolj učinkovitem spoprijemanju z vsakdanjimi izzivi, starejši bi pa imeli boljši vpogled v zahteve s katerimi se njihovi mlajši kolegi soočajo.

Kako biti finančno sposoben

Delovna doba je čedalje daljša, zato je potrebno biti finančno pismen oz. znati, kako ustrezno upravljati z lastnimi financami ter odločati o varčevanju za pokojnino. Pogosto so starejši tisti, ki so bolj vešči na tem področju, zato je smiselno, da svoja znanja in izkušnje delijo z mlajšimi. Mlajši bi na ta način bolje razumeli, kako bodo njihove odločitve o varčevanju vplivale na njihovo daljšo prihodnost. Prav tako bi pa tudi bolj učinkovito načrtovali varčevanje za lastno prihodnost.

Kaj se lahko starejši naučijo od mlajših?

Kako zgraditi socialni kapital

Skozi medosebne odnose in socialne mreže gradimo svoj socialni kapital. Ta pa je ključnega pomena za osebni razvoj, spremembe in različne prehode v vsaki fazi življenja. Pogosto se dogaja, da osebe starejše od 50 let vzdržujejo le obstoječe socialne mreže oz. stike, ne razvijajo pa novih. Tukaj so ključni mlajši, saj so na tem področju močnejši in bi lahko svoja znanja in izkušnje prenesli na starejše kolege.

Kako zgraditi strokovni ugled na socialnih omrežjih

Za razvijanje lastnega strokovnega ugleda danes ne zadostujejo le strokovne delovne izkušnje, ampak je potrebna tudi samopromocija na socialnih omrežjih. Mlajši ljudje so tukaj v prednosti pred starejšimi, saj imajo več znanja in izkušenj. Starejši pogosto ne prispevajo aktivno k razvoju lastnega strokovnega ugleda na socialnih omrežjih. Mlajši bi pa jim pri tem lahko pomagali, jih spodbujali in podpirali. Na ta način lahko starejši zaposleni postanejo bolj privlačni drugim za morebitna mentorstva, kjer bi lahko izkoristili svoja znanja, veščine in modrost.

Ker se delovna doba čedalje podaljšuje, bodo različne starostne skupine vse bolj pogosto tesno sodelovale. Ustvarjanje priložnosti za medgeneracijsko sodelovanje je čudovit način za spodbujanje različnih generacij za boljše medsebojno sodelovanje in razumevanje.

Viri:

Hbr

Sklad-kadri