Praktični nasveti za povečanje zavzetosti na delovnem mestu

Ni skrivnost, da mnogo zaposlenih deluje v okoljih, ki ne spodbujajo zavzetosti na delovnem mestu. Obstaja pa veliko literature, ki se ukvarja s problemom povečanja delovne zavzetosti, vendar so v ospredju večinoma organizacijski faktorji, kot so oblikovanje delovnih mest, vodstvo, organizacijska kultura ipd.

V čem je torej problem? Gre za dejavnike nad katerimi zaposleni nimajo posebnega nadzora. Zato je zavzetost zaposlenih na neki način odvisna od (ne)milosti njihovih organizacij in nadrejenih. To pomeni, da bi se tega problema lahko lotili na drugačen način. Kako pa?

Ni novost, da ustrezna organizacija časa vodi do večje produktivnosti, kar potrjujejo različne raziskave. O organizaciji časa se tudi veliko govori in piše. Čeprav smo bolj ali manj opremljeni s teoretičnim znanjem, se vseeno pogosto soočamo z odlašanjem, stresom in podobnimi problemi, ki so posledica slabše časovne organizacije.

Obstajata dva načina načrtovanja časa oz. dnevnih aktivnosti. Prvi je na splošno zelo znan, in sicer gre za »time management« ali upravljanje s časom. O tem smo že pisali, več si lahko preberete tukaj.

Drugi način je pogojno načrtovanje, pri katerem posameznik že vnaprej razmišlja o morebitnih prekinitvah, s katerimi se bo morda soočal tekom dneva in zato to upošteva pri oblikovanju dnevnega načrta. Poleg tega, razmišlja tudi o načinih za spoprijemanje s prekinitvami, saj mu to omogoča boljšo pripravljenost. Čeprav je ta metoda načrtovanja zelo koristna, se pa vseeno uporablja manj pogosto. Na splošno pri organizaciji časa pogosto precenjujemo število delovnih nalog, ki jih bomo opravili, hkrati pa podcenjujemo, koliko bo naše delo moteno. Prav v tem je prednost pogojnega načrtovanja, saj upošteva morebitne prekinitve in na ta način posamezniku omogoča bolj realno načrtovanje.

Skratka, upravljanje s časom ima zelo pozitivne učinke glede produktivnosti in zavzetosti, ampak le v primerih, ko se zaposlenemu ni treba soočati z različnimi prekinitvami. V nasprotnem primeru je pa bolj smiselno pogojno načrtovanje, ki ima pozitivne učinke ne glede na število prekinitev.

Seveda je najbolj smiselno teorijo prilagajati naši vsakodnevni praksi. Zato je pomembno, da imajo zaposleni sami ustrezen vpogled v to, kakšen delovni dan/teden pričakujejo ter na podlagi tega oblikujejo načrte.

Konkretni predlogi za uspešno načrtovanje vašega časa

  1. Pred začetkom delovnega dne (večer prej ali zjutraj), si rezervirajte čas za načrtovanje prihajajočega dneva.
  2. Razmislite kakšen dan pričakujete? Ali boste moteni tekom dneva in koliko pogosto? Kaj lahko storite zato, da postavite meje za svoj čas in da ste manj moteni? Pri tem seveda upoštevajte pretekle izkušnje.
  3. Če vas čaka bolj ali manj miren dan, lahko uporabite metodo upravljanja s časom. Se pravi, napišite seznam delovnih nalog in jim dodelite ustrezen čas glede na njihovo zahtevnost in pomembnost. Na primer, za težke ali kreativne naloge si rezervirajte tisti del dneva, ko ste najbolj spočiti in imate največ energije. Bolj enostavne naloge pustite za konec delovnega dne. Na ta način si povečujemo možnosti za večjo zavzetost, osredotočenost in produktivnost na delu.
  4. Če vas čaka dan, v katerem veste, da boste moteni, se zanašajte na metodo pogojnega načrtovanja. Se pravi, napišite realno število nalog, ki jih boste lahko opravili, pri čemer upoštevajte čas za morebitne prekinitve. Poleg tega, razmislite o tem, kako se boste spoprijeli s temi prekinitvami? Ta način načrtovanja nam pomaga pri prilagajanju obveznosti morebitnim prekinitvam in nam omogoča, da kljub temu ostanemo fokusirani. Poleg tega, pogojno načrtovanje nas varuje pred morebitno razočaranostjo in tudi nepotrebnimi zamudami.

Zaradi tehnoloških trendov je za naš delovni vsakdanjik normalno, da smo nenehno bombardirani z informacijami in različnimi prekinitvami, zaradi katerih je naše delo moteno in tudi ogroženo. Vendar pa z enostavnimi posegi prevzamemo večji nadzor nad našim delovanjem in to se lahko začne z našimi dnevni načrti.

Vir:

Hbr