Virtualno sodelovanje

Ura je 22.50 in Jaka si pred ogledalom popravlja kravato, ker ima čez deset minut sestanek. Namesti se na stol in nastavi kamero na računalniku tako, da se ne vidi, da ima namesto hlač oblečeno pižamo. Čez nekaj minut se že pogovarja s skupino sodelavcev iz različnih krajev sveta.

Opisan primer prikazuje virtualno sodelovanje, ki predstavlja sodelovanje posameznikov, ki so na različnih geografskih lokacijah in sodelujejo pri skupni nalogi. Virtualno sodelovanje se dandanes vse pogosteje uporablja v organizacijah. Virtualni sestanki, virtualni timi, ki jih omogoča tehnološki razvoj, doprinašajo veliko prednosti, npr. omogočajo veliko večjo fleksibilnost, razdalje pri sestankih niso več problem, doseže se lahko večji trg itd. Sestanka se lahko udeležimo praktično v pižami, pogovarjamo pa se lahko z ljudmi, ki so oddaljeni več tisoč kilometrov, saj čas in prostor ne predstavljata več ovire.

Vendar pa virtualno sodelovanje doprinaša tudi določene izzive, npr. spretnosti uporabe tehnologije, manj osebnega stika, komunikacija z zamikom, pomanjkanje neverbalne komunikacije itd. Kar lahko vpliva na težave pri razumevanju,  upočasni grajenja odnosov in zaupanja.

Ker z virtualnim sodelovanjem presežemo čas in prostor, so sodelovanja z različnimi državami po celotnem svetu veliko lažje dostopna. Zavedati pa se je treba, da ima vsaka kultura svoje specifike, ki morajo biti upoštevane pri sodelovanju. Nepoznavanje in neupoštevanje medkulturnih razlik lahko vpliva na produktivnost, komunikacijo, koordinacijo, konflikte, zaupanje  itd. Kadar sodelujemo s posamezniki iz različnih kultur, je dobro, da se poučimo o njihovih normah, vrednotah, stilih dela in različnih specifikah, ki so pomembne za skupno delo. Različna delovna stila, npr. zaposlenih iz Japonske, ki so bolj fleksibilni in usmerjeni na delo, ter npr. zaposlenih iz Finske, ki so bolj usmerjeni na družino, lahko povzroči frustracijo. Včasih pozabimo tudi na različno komunikacijsko kulturo, npr. kako izražamo manj prijetna čustva (tako pri govorjenju kot pri pisanju), saj so nekatere kulture veliko bolj direktne kot druge.

Znanje je zato pri virtualnem sodelovanju zelo pomembno. Bolje kot poznamo kulturo, lažje bo skupno delo. Pomembne so komunikacijske spretnosti, ki jih moramo znati prilagoditi. Tako verbalno, neverbalno in pisno komunikacijo. Prilagajanje načina komuniciranja vpliva na zaupanje in viša kvaliteto komunikacije ter učinkovitosti v virtualnih timih. Zelo pomembno je, da se posamezniki, ki bodo sodelovali virtualno, srečajo tudi v živo. Prvo srečanje naj bo čim bolj na začetku sodelovanja. Če se le da, se naj posamezniki še kdaj srečajo v živo tekom projekta. Vzpostaviti je treba tudi jasno strukturo, kako bo potekala komunikacija, kako se bo poročalo, kako bodo potekali sestanki itd. Če so člani tima iz različnih časovnih pasov, je pomembno, da se sestanki časovno prilagajo, npr. enkrat enem članu, enkrat drugem.

Virtualni timi imajo veliko prednosti, je pa pomembno, da se jih od vsega začetka lotimo na prav način.

Vir:

Krumm, S., Kanthak, J., Hartman, K. in Hertel, G. (2016). What does it take to be a virtual team player? The knowledge, skills, abilities, and other characteristics required in virtual teams. Human performance, 29(2), 123–142.

Ustvarjalnost na delovnem mestu

Kadar slišimo besedo »ustvarjalnost«, velikokrat pomislimo na umetnost, glasbo, slike, barve itd. Vendar pa smo lahko ustvarjalni na vsakem področju v svojem življenju, tudi v svojem vsakdanu (npr. pri pospravljanju, kuhanju, opremljanju itd.). Prav tako smo lahko ustvarjalni tudi na delovnem mestu. To se lahko kaže pri ureditvi pisalne mize ali pa pri oblikovanju idej za izboljšave posameznih procesov, nalog ipd.

Ustvarjalnost na delovnem mestu predstavlja proces, v katerem ustvarjamo nove ideje ali iščemo nove povezave med že obstoječimi idejami. Pomembna je predvsem pri oblikovanju novih izdelkov ali kadar želimo določeno stvar izboljšati. Izboljšave so namreč nujno pomembne, če želi podjetje konkurirati ostalim in ostati na trgu, saj z novimi rešitvami poskrbimo za napredek.

Če želi podjetje spodbujati ustvarjalnost, mora temu primerno oblikovati okolje. Potrebno je zaposlovati ljudi z različnimi talenti, ki lahko med seboj sodelujejo, si izmenjujejo znanja, ideje ter tako oblikujejo nove zamisli.

Kako lahko spodbujamo ustvarjalnost na delovnem mestu?

Pomembno je, da imamo na delovnem mestu pozitiven odnos predvsem do novosti. Velikokrat se ljudje upiramo spremembam, sploh če jih ne razumemo natančno. Ideje je tako potrebno jasno razložiti ter predstaviti zakaj so pomembne, ter kakšen je njihov doprinos.

Na delovnem mestu lahko pri iskanju rešitev uporabljamo različne tehnike ustvarjanja. Ena izmed najbolj znanih je nevihta idej oz. »brainstorming«. Pri tej metodi se najprej definira problem, ki mora biti jasno zastavljen in ne preveč obsežen. Nato se sproti zapisuje vse predlagane ideje udeležencev.  Dobrodošle so nenavadne ideje ter vzdušje brez presojanj. Pri tej metodi se lahko zgodi, da posamezniki prevladujejo ter velikokrat ne da željenih rezultatov. Nekoliko drugačna metoda je »brainswarming«. Več o njej si lahko preberete tukaj.

Včasih je lahko pri podajanju novih, svežih idej problem vidik ne-anonimnosti. Nekatera podjetja so tako uvedla »škatle za predloge«, v katere lahko zaposleni anonimno oddajajo svoje predloge, misli itd. Lahko pa imamo tudi »tablo z idejami«. Na njo lahko navedemo vprašanje na katerega ob priložnosti odgovarjajo zaposleni, ali pa pustimo, da se zbirajo različne ideje o različnih temah.

Pomembno je pa, da se v organizaciji spodbuja radovednost. Le na ta način bodo zaposleni razmišljali ter se tako spomnili novih rešitev oz. idej za izboljšave. Lahko npr. skozi celotno leto poteka zbiranje rešitev in idej ter se na koncu najboljše nagradi. V vsakem primeru je pa pomembno, da se zaposlene posluša.  

Kaj početi v odmoru na delovnem mestu?

V določenih podjetjih se od zaposlenih pričakuje, da brez prestanka učinkovito in produktivno delajo, odmore pa včasih nadrejeni dojemajo kot zgolj izgubo časa. Vendar študije kažejo, da so odmori pomembni. Z odmori namreč poskrbimo, da se ne začnemo prehitro dolgočasiti ter si z njimi »napolnimo baterijo«. Vendar je pomembno, kako odmor izkoristimo, saj ni vsaka aktivnost primerna oz. učinkovita (npr. uživanje nezdrave hrane lahko poviša utrujenost, razmišljanje o negativnih situacijah ipd.).

Kdaj in koliko odmorov si naj vzamemo, je odvisno od našega dela in aktivnosti na delovnem mestu. Če zahtevajo od nas veliko pozornosti  in energije, je potrebno več odmorov. V vsakem primeru je pa pomembno, da jih dobro izkoristimo.

Kakšne odmore poznamo in kaj naj počnemo?

Kratki odmori

Kratki odmori so npr. raba toaletnih prostorov, kratek sprehod po dolgem sedenju, pitje kave, v glavnem kratki in hitri odmiki. Njihov namen je zmanjševanje utrujenosti in hitra sprostitev. Kratki odmori so razporejeni čez celoten dan in izboljšujejo sposobnost opravljanja dela. Kratek odmor je tudi npr. pomoč sodelavcu ali nekaj razteznih vaj na delovnem mestu. Lahko pa tudi presentimo sodelavce in jim skuhamo kavo.

Odmor za malico ali kosilo

Ta odmor je navadno sredi delovnega dneva. Raziskave so pokazale, da je pri odmoru pomembno kako ga izkoristimo. To naj bodo sproščujoče ali socialne aktivnosti. Pomembno je, da se odpočijemo. V tem času se poskušajmo pogovarjati o takih stvareh, ki nas ne bodo spravljale v stres. Prav tako je pomembno, da se ustrezno prehranjujemo, saj ima hrana pomemben vpliv na naše počutje in delovanje.

Dopust

Pri dopustih ni pomembno kaj počnemo, kam gremo ter s kom, temveč kako ga doživljamo. Zelo pomembno je, da se zares sprostimo in pozabimo na vsakodnevne skrbi. Več o tem kako preživeti dopust, si lahko preberete tukaj.

3 misli, katerim se je potrebno izogniti pri iskanju novega kadra

Zaposlovanje novih delavcev je navadno resen proces, ki traja. Najprej se preberejo življenjepisi od kandidatov za določeno delovno mesto, nato se nekatere povabi na razgovor, vedno več podjetij pa kandidate povabi tudi na psihološko ocenjevanje ali v ocenjevalni center (nekoliko več o psiholoških ocenjevanjih si lahko preberete tukaj). Kandidate skušamo čim bolj podrobno preučiti, da bo izbrana res oseba z najbolj ustreznimi kompetencami za delovno mesto.

Prav tako pa je zaposlovanje novih zaposlenih veščina, ki jo morajo pridobiti vodje pri izboru sodelavcev. Če vodje s tem nimajo veliko izkušenj in znanj, se lahko hitro zgodi, da sprejmejo napačno odločitev. Velikokrat npr. pozabimo na vpliv prvega vtisa in halo učinka. Do slednjega lahko pride že ob pregledu življenjepisa, kar pomeni, da na podlagi ene lastnosti, podzavestno ocenjujemo druge lastnosti.  Npr. oseba zapiše, da je zelo športna, če nam je športnost všeč, ali če mislimo, da so športne osebe npr. bolj vztrajne in delovne, bomo tej osebi pripisali določene lastnosti, čeprav nismo dobili informacij, ki bi to potrjevale. Podobno se lahko zgodi na razgovoru. Osebi, ki nam je privlačna, bomo podzavestno pripisali več nekih pozitivnih lastnosti.

Pri izboru novih zaposlenih moramo biti osredotočeni na določene lastnosti, znanja in veščine, ki so ključna za uspešno opravljanje dela. Vseeno pa se lahko pri izboru pojavljajo določene misli, pri katerih moramo biti previdni.

»če bi se le lahko kloniral«

Velikokrat se zgodi, da vodje iščejo osebo, ki so jim najbolj podobne, kar se je pokazalo tudi v določenih raziskavah. V podjetjih, kjer pri izboru novih kandidatov niso imeli sistematičnega sistema, ki bi zagotavljal objektivnost, so kot najbolj primerne kandidate označili tiste, ki so bili najbolj podobni osebi, ki jih je izbirala. Zavedati se je potrebno, da lahko to sčasoma vodi do dolgočasja, saj je s podobnostjo manj možnosti za rast in razvoj.

Zaposlovanje novih oseb je odlična priložnost, da določene stvari začnejo potekati drugače kot sicer oz. odlična priložnost za inovacije. Pri zaposlovanju je tako bolj zaželeno, da se ne išče kopij, ampak nekoga, ki bo lahko ekipi doprinesel nove, sveže stvari.

»če bi le lahko našel nekoga, ki bi delal vsa nadležna opravila, ki jih jaz nočem«

Verjetno je ta misel dokaj znana. Vsi bi se radi izognili določenim opravilom, a če iščemo osebe, ki bi počele »dolgočasna in nadležna« opravila namesto nas, bomo težko pridobili kader, ki bo motiviran in talentiran za delo. Prav tako bi se oseba počutila na delovnem mestu slabo, če bi prejemala samo najbolj nezaželena dela, kar pa lahko vodi do odpovedi.

Pogosta praksa managerjev je, da želijo poiskati osebe, ki bi namesto njih počele ne dolgočasne naloge, ampak »dirty work«, npr. osebo, ki bi sodelavcem morala povedati slabe novice. To se dogaja predvsem takrat, kadar si želijo vodje biti videne kot prijetne osebe. Neprivlačne naloge, kot npr. odpuščanje zaposlenih, zmanjševanje sredstev, uveljavljanje nujnih sprememb, želijo preložiti na drugo osebo. Kar pa predstavlja slabo vodenje, saj se s tem ne izkorišča pravega talenta in potencialov osebe.

»če bi le sam vedel, kako se to naredi«

Pri določenih nalogah je potrebno znanje, ki ga trenutni zaposleni nimajo. Pri iskanju ustrezne osebe s tem določenim znanjem se pa lahko dogaja, da nekateri že zaposleni čutijo zavist. Lahko se počutijo ogroženo, ker bo imela nova oseba talente, znanja, ki jih sami nimajo.

Vendar je spet pomembno poudariti, da je zaposlovanje oseb z različnimi znanji, veščinami, lastnostmi ključno za razvoj.

Vir:

Hbr

Zakaj iti na letni dopust?

Letni dopusti. Nekateri si jih planiramo eno leto vnaprej, nekateri tik pred zdajci, eni gremo v daljne, eksotične kraje, drugi počivamo nekje v bližini doma. Pri dopustih se ljudje med seboj razlikujemo pri marsikateri stvari, npr. kam, kako, s kom bomo šli na dopust, kaj bomo počeli itd. Vsem bi pa nam moralo biti skupno to, da se odklopimo od dela, se sprostimo koliko se le da in pozabimo na vsakodnevne skrbi.

Raziskave namreč kažejo, da dopust, če je seveda pravilno izkoriščen, pozitivno vpliva na naše zdravje in počutje. Po prihodu z dopusta se pri zaposlenih kaže začasna višja delovna zavzetost ter manjše tveganje za izgorelost (de Bloom, 2015). Različne študije kažejo tudi, da pomanjkanje dopusta lahko poveča tveganje za srčno-žilne bolezni (Gump in Matthews, 2000).

Kako se čim bolje pripraviti in izkoristiti dopust?

  • Po službi na zadnji delovni dan pred dopustom telovadite, kar pomaga, da misli hitreje preusmerite vstran od službe in se znebite stresnih hormonov.
  • Pripravite avtomatski odgovor na e-pošto. Poskrbite, da ga boste nastavili en dan dlje kot boste dejansko na dopustu. To vam omogoča, da boste ob prihodu lahko v miru pregledali vso prispelo pošto in lažje organizirali svoje delo.
  • Pustite delovne telefone, računalnike doma. Jasno se pogovorite o vaši dosegljivosti v času dopusta. Če vas zanima, kako se “odklopiti” od pametnih naprav tudi v službenem času, si preberite članek na tej povezavi.
  • Na dopustu uporabljajte čim več čutov, tako si boste dogodke lažje zapomnili, spomini pa bodo ostali bolj živi. Poslušajte, opazujte, poskušajte, vohajte, dotikajte se. Zadnji dan izkoristite za posebne dogodke, saj si v glavnem zapomnimo najslabše, najboljše in zadnje dogodke.
  • Že skozi leto pojdite na kratek dopust ob vikendih. Tako boste lažje skrbeli za ravnovesje med službenim in osebnim življenjem.

Vir:

de Bloom, J. (2015). Making holidays work. The Psychologist28(8), 632-636.

Gump, B. B., in Matthews, K. A. (2000). Are vacations good for your health? The 9-year mortality experience after the multiple risk factor intervention trial. Psychosomatic Medicine, 62(5), 608–612.