Virtualno sodelovanje

31.07.2018

Ura je 22.50 in Jaka si pred ogledalom popravlja kravato, ker ima čez deset minut sestanek. Namesti se na stol in nastavi kamero na računalniku tako, da se ne vidi, da ima namesto hlač oblečeno pižamo. Čez nekaj minut se že pogovarja s skupino sodelavcev iz različnih krajev sveta.

Opisan primer prikazuje virtualno sodelovanje, ki predstavlja sodelovanje posameznikov, ki so na različnih geografskih lokacijah in sodelujejo pri skupni nalogi. Skozi pretekla leta se je virtualno sodelovanje vse pogosteje uporabljalo v delovnih organizacijah, sploh pri fleksibilinih modelih in delu od doma (več o delu od doma si preberite tukaj), danes pa si dela brez virtualnega sodelovanja praktično ne moremo več predstavljati. 

Virtualni sestanki in virtualni timi, ki jih omogoča tehnološki razvoj, doprinašajo veliko prednosti, npr. omogočajo veliko večjo fleksibilnost, razdalje pri sestankih niso več problem, doseže se lahko večji trg itd. Sestanka se lahko udeležimo praktično v pižami, pogovarjamo pa se lahko z ljudmi, ki so oddaljeni več tisoč kilometrov, saj čas in prostor ne predstavljata več ovire.

Vendar pa virtualno sodelovanje doprinaša tudi določene izzive, npr. spretnosti uporabe tehnologije, manj osebnega stika, komunikacija z zamikom, pomanjkanje neverbalne komunikacije itd. Kar lahko vpliva na težave pri razumevanju,  upočasni grajenje odnosov in zaupanja. Več o vodenju timov na daljavo preberite tukaj. 

Kaj je pomembno pri virtualnem sodelovanju?

Ustrezna izbira komunikacijskega kanala

Pomembno je, da si v naprej pogledamo in se dobro spoznamo s komunikacijskim kanalom, ki ga bomo izbrali za virtualni sestanek (npr. Skype, Zoom, Microsoft Teams itd.). Komunikacijski kanal pravočasno posredujemo tudi ostalim sodelujočim, in v kolikor imamo možnost, predčasno preizkusimo ali vse ustrezno deluje. Priporoča se tudi uporaba slušalk.

Pravočasna priprava

Pri sestanku na daljavo imamo velikokrat v mislih, da se za to ni treba pretirano pripravljati. Vendar se lahko zelo hitro zgodi, da 5 minut pred začetkom ugotovimo, da nam manjkajo še določeni dokumenti, da nimamo kuhane kave, da nimamo pospravljenega ozadja itd. Zato predlagamo, da se pripravite vsaj 15 minut pred začetkom. Tako boste v miru poskrbeli, da bo vse tako, kot mora biti. V kolikor delamo od doma, je pomembno, da zagotovimo čim manj motenj. To pomeni, da poiščemo ustrezen kotiček, kjer imamo mir. Če imamo možnost, naj bo okno pred nami in ne za nami, saj to omogoča, da smo bolje vidni.

Grajenje osebnega stika

Osebni stik je zelo pomemben in na njega ne smemo pozabiti. Prvih nekaj minut izkoristimo za to, da pri osebi preverimo kako je, malo poklepetamo o vremenu oz. katerikoli temi, ki nam je blizu in jo lahko vključimo v pogovor. Pristen človeški odnos je ključnega pomena.

Virtualno sodelovanje in različne kulture

Ker z virtualnim sodelovanjem presežemo čas in prostor, so sodelovanja z različnimi državami po celotnem svetu veliko lažje dostopna. Zavedati pa se je treba, da ima vsaka kultura svoje specifike, ki morajo biti upoštevane pri sodelovanju. Nepoznavanje in neupoštevanje medkulturnih razlik lahko vpliva na produktivnost, komunikacijo, koordinacijo, konflikte, zaupanje  itd. Kadar sodelujemo s posamezniki iz različnih kultur, je dobro, da se poučimo o njihovih normah, vrednotah, stilih dela in različnih specifikah, ki so pomembne za skupno delo. Različna delovna stila, npr. zaposlenih iz Japonske, ki so bolj fleksibilni in usmerjeni na delo, ter npr. zaposlenih iz Finske, ki so bolj usmerjeni na družino, lahko povzroči frustracijo. Včasih pozabimo tudi na različno komunikacijsko kulturo, npr. kako izražamo manj prijetna čustva (tako pri govorjenju kot pri pisanju), saj so nekatere kulture veliko bolj direktne kot druge.

Znanje je zato pri virtualnem sodelovanju zelo pomembno. Bolje kot poznamo kulturo, lažje bo skupno delo. Pomembne so komunikacijske spretnosti, ki jih moramo znati prilagoditi. Tako verbalno, neverbalno in pisno komunikacijo (več o uspešni komunikaciji preberite v tem prispevku). Prilagajanje načina komuniciranja vpliva na zaupanje in viša kvaliteto komunikacije ter učinkovitosti v virtualnih timih. Zelo pomembno je, da se posamezniki, ki bodo sodelovali virtualno, srečajo tudi v živo. Prvo srečanje naj bo čim bolj na začetku sodelovanja. Če se le da, se naj posamezniki še kdaj srečajo v živo tekom projekta. Vzpostaviti je treba tudi jasno strukturo, kako bo potekala komunikacija, kako se bo poročalo, kako bodo potekali sestanki itd. Če so člani tima iz različnih časovnih pasov, je pomembno, da se sestanki časovno prilagajo, npr. enkrat enem članu, enkrat drugem.

Virtualni timi imajo veliko prednosti, je pa pomembno, da se jih od vsega začetka lotimo na prav način.

Vir:

Krumm, S., Kanthak, J., Hartman, K. in Hertel, G. (2016). What does it take to be a virtual team player? The knowledge, skills, abilities, and other characteristics required in virtual teams. Human performance, 29(2), 123–142.