Virtualno sodelovanje

Ura je 22.50 in Jaka si pred ogledalom popravlja kravato, ker ima čez deset minut sestanek. Namesti se na stol in nastavi kamero na računalniku tako, da se ne vidi, da ima namesto hlač oblečeno pižamo. Čez nekaj minut se že pogovarja s skupino sodelavcev iz različnih krajev sveta.

Opisan primer prikazuje virtualno sodelovanje, ki predstavlja sodelovanje posameznikov, ki so na različnih geografskih lokacijah in sodelujejo pri skupni nalogi. Virtualno sodelovanje se dandanes vse pogosteje uporablja v organizacijah. Virtualni sestanki, virtualni timi, ki jih omogoča tehnološki razvoj, doprinašajo veliko prednosti, npr. omogočajo veliko večjo fleksibilnost, razdalje pri sestankih niso več problem, doseže se lahko večji trg itd. Sestanka se lahko udeležimo praktično v pižami, pogovarjamo pa se lahko z ljudmi, ki so oddaljeni več tisoč kilometrov, saj čas in prostor ne predstavljata več ovire.

Vendar pa virtualno sodelovanje doprinaša tudi določene izzive, npr. spretnosti uporabe tehnologije, manj osebnega stika, komunikacija z zamikom, pomanjkanje neverbalne komunikacije itd. Kar lahko vpliva na težave pri razumevanju,  upočasni grajenja odnosov in zaupanja.

Ker z virtualnim sodelovanjem presežemo čas in prostor, so sodelovanja z različnimi državami po celotnem svetu veliko lažje dostopna. Zavedati pa se je treba, da ima vsaka kultura svoje specifike, ki morajo biti upoštevane pri sodelovanju. Nepoznavanje in neupoštevanje medkulturnih razlik lahko vpliva na produktivnost, komunikacijo, koordinacijo, konflikte, zaupanje  itd. Kadar sodelujemo s posamezniki iz različnih kultur, je dobro, da se poučimo o njihovih normah, vrednotah, stilih dela in različnih specifikah, ki so pomembne za skupno delo. Različna delovna stila, npr. zaposlenih iz Japonske, ki so bolj fleksibilni in usmerjeni na delo, ter npr. zaposlenih iz Finske, ki so bolj usmerjeni na družino, lahko povzroči frustracijo. Včasih pozabimo tudi na različno komunikacijsko kulturo, npr. kako izražamo manj prijetna čustva (tako pri govorjenju kot pri pisanju), saj so nekatere kulture veliko bolj direktne kot druge.

Znanje je zato pri virtualnem sodelovanju zelo pomembno. Bolje kot poznamo kulturo, lažje bo skupno delo. Pomembne so komunikacijske spretnosti, ki jih moramo znati prilagoditi. Tako verbalno, neverbalno in pisno komunikacijo. Prilagajanje načina komuniciranja vpliva na zaupanje in viša kvaliteto komunikacije ter učinkovitosti v virtualnih timih. Zelo pomembno je, da se posamezniki, ki bodo sodelovali virtualno, srečajo tudi v živo. Prvo srečanje naj bo čim bolj na začetku sodelovanja. Če se le da, se naj posamezniki še kdaj srečajo v živo tekom projekta. Vzpostaviti je treba tudi jasno strukturo, kako bo potekala komunikacija, kako se bo poročalo, kako bodo potekali sestanki itd. Če so člani tima iz različnih časovnih pasov, je pomembno, da se sestanki časovno prilagajo, npr. enkrat enem članu, enkrat drugem.

Virtualni timi imajo veliko prednosti, je pa pomembno, da se jih od vsega začetka lotimo na prav način.

Vir:

Krumm, S., Kanthak, J., Hartman, K. in Hertel, G. (2016). What does it take to be a virtual team player? The knowledge, skills, abilities, and other characteristics required in virtual teams. Human performance, 29(2), 123–142.