Kaj početi v odmoru na delovnem mestu?

V določenih podjetjih se od zaposlenih pričakuje, da brez prestanka učinkovito in produktivno delajo, odmore pa včasih nadrejeni dojemajo kot zgolj izgubo časa. Vendar študije kažejo, da so odmori pomembni. Z odmori namreč poskrbimo, da se ne začnemo prehitro dolgočasiti ter si z njimi »napolnimo baterijo«. Vendar je pomembno, kako odmor izkoristimo, saj ni vsaka aktivnost primerna oz. učinkovita (npr. uživanje nezdrave hrane lahko poviša utrujenost, razmišljanje o negativnih situacijah ipd.).

Kdaj in koliko odmorov si naj vzamemo, je odvisno od našega dela in aktivnosti na delovnem mestu. Če zahtevajo od nas veliko pozornosti  in energije, je potrebno več odmorov. V vsakem primeru je pa pomembno, da jih dobro izkoristimo.

Kakšne odmore poznamo in kaj naj počnemo?

Kratki odmori

Kratki odmori so npr. raba toaletnih prostorov, kratek sprehod po dolgem sedenju, pitje kave, v glavnem kratki in hitri odmiki. Njihov namen je zmanjševanje utrujenosti in hitra sprostitev. Kratki odmori so razporejeni čez celoten dan in izboljšujejo sposobnost opravljanja dela. Kratek odmor je tudi npr. pomoč sodelavcu ali nekaj razteznih vaj na delovnem mestu. Lahko pa tudi presentimo sodelavce in jim skuhamo kavo.

Odmor za malico ali kosilo

Ta odmor je navadno sredi delovnega dneva. Raziskave so pokazale, da je pri odmoru pomembno kako ga izkoristimo. To naj bodo sproščujoče ali socialne aktivnosti. Pomembno je, da se odpočijemo. V tem času se poskušajmo pogovarjati o takih stvareh, ki nas ne bodo spravljale v stres. Prav tako je pomembno, da se ustrezno prehranjujemo, saj ima hrana pomemben vpliv na naše počutje in delovanje.

Dopust

Pri dopustih ni pomembno kaj počnemo, kam gremo ter s kom, temveč kako ga doživljamo. Zelo pomembno je, da se zares sprostimo in pozabimo na vsakodnevne skrbi. Več o tem kako preživeti dopust, si lahko preberete tukaj.

3 misli, katerim se je potrebno izogniti pri iskanju novega kadra

Zaposlovanje novih delavcev je navadno resen proces, ki traja. Najprej se preberejo življenjepisi od kandidatov za določeno delovno mesto, nato se nekatere povabi na razgovor, vedno več podjetij pa kandidate povabi tudi na psihološko ocenjevanje ali v ocenjevalni center (nekoliko več o psiholoških ocenjevanjih si lahko preberete tukaj). Kandidate skušamo čim bolj podrobno preučiti, da bo izbrana res oseba z najbolj ustreznimi kompetencami za delovno mesto.

Prav tako pa je zaposlovanje novih zaposlenih veščina, ki jo morajo pridobiti vodje pri izboru sodelavcev. Če vodje s tem nimajo veliko izkušenj in znanj, se lahko hitro zgodi, da sprejmejo napačno odločitev. Velikokrat npr. pozabimo na vpliv prvega vtisa in halo učinka. Do slednjega lahko pride že ob pregledu življenjepisa, kar pomeni, da na podlagi ene lastnosti, podzavestno ocenjujemo druge lastnosti.  Npr. oseba zapiše, da je zelo športna, če nam je športnost všeč, ali če mislimo, da so športne osebe npr. bolj vztrajne in delovne, bomo tej osebi pripisali določene lastnosti, čeprav nismo dobili informacij, ki bi to potrjevale. Podobno se lahko zgodi na razgovoru. Osebi, ki nam je privlačna, bomo podzavestno pripisali več nekih pozitivnih lastnosti.

Pri izboru novih zaposlenih moramo biti osredotočeni na določene lastnosti, znanja in veščine, ki so ključna za uspešno opravljanje dela. Vseeno pa se lahko pri izboru pojavljajo določene misli, pri katerih moramo biti previdni.

»če bi se le lahko kloniral«

Velikokrat se zgodi, da vodje iščejo osebo, ki so jim najbolj podobne, kar se je pokazalo tudi v določenih raziskavah. V podjetjih, kjer pri izboru novih kandidatov niso imeli sistematičnega sistema, ki bi zagotavljal objektivnost, so kot najbolj primerne kandidate označili tiste, ki so bili najbolj podobni osebi, ki jih je izbirala. Zavedati se je potrebno, da lahko to sčasoma vodi do dolgočasja, saj je s podobnostjo manj možnosti za rast in razvoj.

Zaposlovanje novih oseb je odlična priložnost, da določene stvari začnejo potekati drugače kot sicer oz. odlična priložnost za inovacije. Pri zaposlovanju je tako bolj zaželeno, da se ne išče kopij, ampak nekoga, ki bo lahko ekipi doprinesel nove, sveže stvari.

»če bi le lahko našel nekoga, ki bi delal vsa nadležna opravila, ki jih jaz nočem«

Verjetno je ta misel dokaj znana. Vsi bi se radi izognili določenim opravilom, a če iščemo osebe, ki bi počele »dolgočasna in nadležna« opravila namesto nas, bomo težko pridobili kader, ki bo motiviran in talentiran za delo. Prav tako bi se oseba počutila na delovnem mestu slabo, če bi prejemala samo najbolj nezaželena dela, kar pa lahko vodi do odpovedi.

Pogosta praksa managerjev je, da želijo poiskati osebe, ki bi namesto njih počele ne dolgočasne naloge, ampak »dirty work«, npr. osebo, ki bi sodelavcem morala povedati slabe novice. To se dogaja predvsem takrat, kadar si želijo vodje biti videne kot prijetne osebe. Neprivlačne naloge, kot npr. odpuščanje zaposlenih, zmanjševanje sredstev, uveljavljanje nujnih sprememb, želijo preložiti na drugo osebo. Kar pa predstavlja slabo vodenje, saj se s tem ne izkorišča pravega talenta in potencialov osebe.

»če bi le sam vedel, kako se to naredi«

Pri določenih nalogah je potrebno znanje, ki ga trenutni zaposleni nimajo. Pri iskanju ustrezne osebe s tem določenim znanjem se pa lahko dogaja, da nekateri že zaposleni čutijo zavist. Lahko se počutijo ogroženo, ker bo imela nova oseba talente, znanja, ki jih sami nimajo.

Vendar je spet pomembno poudariti, da je zaposlovanje oseb z različnimi znanji, veščinami, lastnostmi ključno za razvoj.

Vir:

Hbr

Zakaj iti na letni dopust?

Letni dopusti. Nekateri si jih planiramo eno leto vnaprej, nekateri tik pred zdajci, eni gremo v daljne, eksotične kraje, drugi počivamo nekje v bližini doma. Pri dopustih se ljudje med seboj razlikujemo pri marsikateri stvari, npr. kam, kako, s kom bomo šli na dopust, kaj bomo počeli itd. Vsem bi pa nam moralo biti skupno to, da se odklopimo od dela, se sprostimo koliko se le da in pozabimo na vsakodnevne skrbi.

Raziskave namreč kažejo, da dopust, če je seveda pravilno izkoriščen, pozitivno vpliva na naše zdravje in počutje. Po prihodu z dopusta se pri zaposlenih kaže začasna višja delovna zavzetost ter manjše tveganje za izgorelost (de Bloom, 2015). Različne študije kažejo tudi, da pomanjkanje dopusta lahko poveča tveganje za srčno-žilne bolezni (Gump in Matthews, 2000).

Kako se čim bolje pripraviti in izkoristiti dopust?

  • Po službi na zadnji delovni dan pred dopustom telovadite, kar pomaga, da misli hitreje preusmerite vstran od službe in se znebite stresnih hormonov.
  • Pripravite avtomatski odgovor na e-pošto. Poskrbite, da ga boste nastavili en dan dlje kot boste dejansko na dopustu. To vam omogoča, da boste ob prihodu lahko v miru pregledali vso prispelo pošto in lažje organizirali svoje delo.
  • Pustite delovne telefone, računalnike doma. Jasno se pogovorite o vaši dosegljivosti v času dopusta. Če vas zanima, kako se “odklopiti” od pametnih naprav tudi v službenem času, si preberite članek na tej povezavi.
  • Na dopustu uporabljajte čim več čutov, tako si boste dogodke lažje zapomnili, spomini pa bodo ostali bolj živi. Poslušajte, opazujte, poskušajte, vohajte, dotikajte se. Zadnji dan izkoristite za posebne dogodke, saj si v glavnem zapomnimo najslabše, najboljše in zadnje dogodke.
  • Že skozi leto pojdite na kratek dopust ob vikendih. Tako boste lažje skrbeli za ravnovesje med službenim in osebnim življenjem.

Vir:

de Bloom, J. (2015). Making holidays work. The Psychologist28(8), 632-636.

Gump, B. B., in Matthews, K. A. (2000). Are vacations good for your health? The 9-year mortality experience after the multiple risk factor intervention trial. Psychosomatic Medicine, 62(5), 608–612.

Z nadzorom pozornosti do nadzora nad življenjem

Življenje je danes zelo pestro in dinamično. Živimo v svetu, ki nam ponuja in hkrati združuje ogromno različnih izkušenj. Lahko delamo od doma, na vlaku ali letalu, pa tudi plaži. Pametni telefoni nam omogočajo, da smo ves čas v stiku s svetom. Vsakdanjik, ki nam ponuja ogromno različnih priložnosti hkrati poraja potrebo po učenju novih načinov vedenja. Recimo pozornost je ena izmed pomembnejših sposobnosti, ki nam omogoča učinkovito in kakovostno opravljanje dela. Po drugi strani je ves čas ogrožena oz. obremenjena, saj smo v vsakem trenutku bombardirani z ogromnim številom informacij, na katere se lahko odzovemo ali pa ne. Tudi če se nočemo odzvati na določene dražljaje, se v vsakem primeru moramo odločiti za to. Skratka, moramo znati upravljati s svojo pozornostjo. Naša življenja sestavljajo izkušnje, mi pa z našo pozornostjo izbiramo izkušnje, ki jih bomo doživeli.

Upravljanje s časom je pojem o katerem se še vedno veliko govori in je na neki način instrument, ki nam je v oporo pri organiziranju kako poslovnega tako tudi privatnega življenja, vendar taka organizacija časa ne zadošča potrebam današnje dinamike (nekoliko več o upravljanju s časom si lahko preberete tukaj). “Attention management” oz. obvladovanje pozornosti je verjetno ustrezen odgovor na pestre zahteve naših vsakdanjikov.

Kaj sploh je obvladovajne pozornosti? Gre za sposobnost nadzorovanja lastne pozornosti, prisotnost v trenutku, sposobnost upiranja morebitnim motnjam, spremljanja toka in maksimiranja lastnega fokusa. To je tudi sposobnost, ki nam omogoča prepoznavanje trenutka, v katerem je naša pozornost ogrožena ter tudi sposobnost nemotenega nadaljevanja s trenutno aktivnostjo. Boljše upravljanje z našo pozornostjo omogoča večjo produktivnost, končni rezultat pa je ustvarjanje življenja izbir med stvarmi, ki so nam pomembne.

Upravljanje oz. obvladovanje pozornosti je veščina, ki se je lahko naučimo in jo uporabljamo vsak dan. Kako izboljšati sposobnost upravljanja s pozornostjo, si lahko preberete v nadaljevanju.

ZUNANJI NADZOR

Prakticiranje nadzorovanja pozornosti pomeni preprečevanje vsakdanjih motenj in ustvarjanje priložnosti skozi dan ter opravljanje naših prednostnih nalog. Prvi korak je nadzor nad zunanjimi faktorji.

  • Nadzirajte svojo tehnologijo

Čeprav tehnologija obstaja zato, da nam olajša življenje, smo pogosto nekoliko odvisni od nje. Zato je zelo dobro in hkrati priporočljivo znati se odklopiti (več o odlopu od tehnologije si preberite tukaj). “Odklapljanje” od pametnega telefona nam bo zagotovo omogočilo večjo zavzetost pri aktivnostih, ki jih opravljamo. Čim pogosteje in še posebej, ko delate naj bo vaš telefon tiho in izven vašega vidnega polja.

  • Nadzirajte delovno okolje

Določite meje z drugimi, še posebej ko delate v odprtem pisarniškem prostoru. Če ste osredotočeni na kako pomembno nalogo lahko uporabite ali postavite znak »Ne moti!«. Če je le možno, izberite drugi del pisarne, kjer boste najmanj moteni. Lahko se tudi s kolegi zmenite in skupaj določite del dneva, v katerem se ne boste motili.

NOTRANJI NADZOR

Ko ste poskrbeli za vse zunanje faktorje, se lahko osredotočite na notranje dejavnike.

  • Nadzirajte svoje vedenje

Zelo enostaven, hkrati pa uporaben nasvet, ki nam pomaga pri nadziranju vedenja je ta, da ko na računalniku opravljamo določeno nalogo, imamo odprto le eno okno. Tej nalogi posvetimo vso pozornost in ne začenjamo drugih nalog (ne odpiramo drugih oken) dokler ne končamo trenutno nalogo ali dokler ne pridemo do določene faze. Čez dan si vzemite nekoliko premorov od tehnologije. Izklopite se. Za začetek se lahko izklopite za 15-20 minut, postopoma celo uro in s časom tudi več.

  • Nadzirajte svoje misli

Za mnoge od nas je to največji izziv, saj so možgani narejeni zato, da bi tavali. Poskusite biti pozorni v trenutkih, ko odtavate in takrat usmerite pozornost nazaj, kjer želite, da je. Če ste med delom zaskrbljeni zaradi manjših nalog oz. obveznosti, ki vas čakajo, si jih lahko nekje zapišete in jih pregledate kasneje. Isto naredite z informacijami na spletu, ki vas zanimajo.

 

Prakticiranje nadzorovanja oz. upravljanja pozornosti zagotovo ne bo umaknilo vse motnje s katerimi se boste spoprijemali čez dan. Toda, ko začnete razvijati svojo “mišico za pozornost” skozi zgoraj opisane navade, boste lahko prevzeli nadzor nad lastnim časom in stvarem, ki so vam dejansko pomembne. Obvladajte svojo pozornost in kontrolirajte lastno življenje.

 

Vir:

Hbr

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zakaj pripovedovati zgodbe v podjetju?

Ljudi sem povprašala kaj jim nasploh pomenijo zgodbe v življenju. Povedali so mi, da so zanimive, ker izvemo kaj se drugi osebi dogaja, da se lahko z osebo bolj povežemo, jo bolj razumemo. Ljudem predstavljajo prenašanje izkušenj iz generacije v generacijo ter pomagajo pri razvoju pripadnosti. Lahko nas tudi razveselijo in popestrijo dan, lahko so pa tudi v opomin. Zelo mi je bil všeč odgovor, da s pomočjo zgodb lahko ostalim približamo zahtevnejše teme. Iz zgodb črpamo znanje in modrost. Skoraj vsi so pa izpostavili, da se jim zdijo zgodbe zelo pomembne, ter da je veliko odvisno od njihove vsebine, sporočila.

Zgodbe so nam očitno všeč in se nam zdijo pomembne, zakaj jih torej ne bi uvedli tudi v podjetja. Marsikje je pripovedovanje zgodb, prigodnic (ang. storytelling) že stalna praksa, drugod pa se še uvajajo. Zgodbe lahko uporabljamo, kadar želimo z njimi nekaj sporočiti na nekoliko drugačen način, se bolje povezati s sodelavci, prenesti poučno sporočilo, spodbuditi zaposlene ali preprosto nekoliko sprostiti situacijo. Tudi v podjetjih imajo namreč pozivne učinke, podobne kot v osebnem življenju:

  • širjenje vrednost in norm,
  • deljenje in uporaba novih zamisli,
  • predajanje kompleksnega znanja,
  • izboljševanje medosebnih odnosov itd.

Kakšne naj bodo zgodbe?

Pomembno je, da so resnične, privlačne, kratke in jasne. Vsebujejo naj neko globlje sporočilo, ki seveda naj bo primerno danem trenutku. To so lahko neke prigode ali anekdote iz našega življenja. Seveda pa vsaka zgodba ni primerna za vsak trenutek. Naj bo skrbno izbrana, tako da bo sporočilo res zasedlo svoje mesto. Prav tako se naj zgodbe ne ponavljajo in naj niso prepogoste. Saj v tem primeru ne bo več učinka. Pripovedovalec se mora zavedati kaj je cilj, opazuje pa naj tudi kako je zgodba sprejeta. Zgodbe so bile in bodo pomemben način deljenja informacij, zato jih poskušajmo ohranjati v različnih delih našega življenja.

Vir:

Boštjančič, E. Organizacijska psihologija danes in jutri

Kako proaktivno iskati službo?

Trg delovne sile se nenehno spreminja. Hkrati se spreminjajo tudi načini ponujanja in iskanja zaposlitev. Pot do zaposlitve, še posebej prve, je pogosto izziv. Kako si olajšati to pot, si lahko preberete v nadaljevanju.

Veliko podjetij ne išče novih zaposlenih samo preko klasičnih razpisov, ampak vse bolj pogosto iščejo na alternativne načine – s pomočjo priporočil predhodnih delodajalcev, preko spletnih strani kot je npr. LinkedIn, preko osebnih poznanstev. Zaradi tega je potrebno, da znamo poiskati nove poti do bodočih delodajalcev. Na tej poti je proaktivnost ključnega pomena. Poleg tega je seveda potrebno biti in ostati motiviran, vztrajen in hkrati potrpežljiv.

Kako iskanje zaposlitve prevzeti v svoje roke?

  • Pot iskanja sanjske službe je lahko naporna in ko iščemo službo je dobro, da poiščemo več podjetij v katerih bi se radi zaposlili. Čeprav je to nekoliko zahtevna pot, je tudi bolj obetavna, saj smo sami v boljši poziciji, ko lahko izbiramo med različnimi podjetji oz. delodajalci.
  • Informirajte se o podjetju. Predstavite svoje specifične kvalifikacije. Poglejte s katerimi izzivi se podjetje spoprijema in razmislite, če imate kakšna specifična znanja ali veščine s katerimi bi lahko podprli rast in razvoj podjetja.
  • Naj bo vaš življenjepis poseben. Kako to narediti? Na primer, namesto liste vaših znanj, veščin in izkušenj, lahko oblikujete življenjepis, ki predstavlja vašo zgodbo. Poskusite na ustvarjalen način izpostaviti tista znanja, veščine in izkušnje, ki so ključne za določeno delovno mesto. Na ta način si bo delodajalec verjetno lažje oblikoval sliko o vas. Priporočljivo je, da tudi na LinkedIn-u oblikujete kratek povzetek, ki predstavlja kdo ste.
  • Pomembno je, da smo dobro pripravljeni na intervju. Popolna priprava je bistvena, vendar je tudi časovno zamudna. Če se moramo pripraviti za več intervjujev, se zlahka počutimo preplavljene. Po drugi strani je to ključna stvar, ki nam bo verjetno povečala verjetnost za pridobitev sanjske službe. Ne pozabite razmisliti o svojih pričakovanjih in se o tem pogovoriti z bodočim delodajalcem. Na ta način boste hitreje ugotovili, če je delovno mesto res primerno za vas in obratno.

K procesu iskanja zaposlitve je potrebno pristopati proaktivno, saj to ni nekaj, kaj se nam dogaja. Prebrani nasveti vam ne bodo dali vsemogočnosti, vendar so lahko vodilo pri aktivnem iskanju nove službe.

Srečno!

Vir:

themuse

Kje je moja strast do dela?

Zdi se, kot da se od nas pričakuje, da že od malih nog vemo, kaj želimo početi celo življenje, oz. da čutimo do nekega specifičnega dela strast. O tej »strasti do dela« govori tudi Terri Trespicio, ki predstavi lastno življenjsko izkušnjo (povezava do posnetka). Prav tako kot je po zaključenem izobraževanju nekaj časa počela Terri, tudi danes veliko mladih čaka, da odkrije svojo, tisto pravo, strast. Medtem pa zamudijo različne priložnosti. Dejstvo je, da nas je verjetno veliko takih, ki nas, ali zanima veliko različnih stvari ali pa res ne vemo natanko kaj bi sploh radi počeli.

Med našim iskanjem strasti pa odklanjamo različne priložnosti, ker pač naj ne bi bile prave. Ko iščemo strast, je najslabše prav to, da sedimo in čakamo. Zgodi se namreč, da čas teče, leta minejo, mi pa smo še zmeraj na začetni točki. Še zmeraj čakamo na svojo strast.

Kako najti svojo strast?

Če res želimo odkriti, kaj bi radi počeli, moramo biti pripravljeni raziskovati, biti radovedni, sprejemati različne opcije, spoznavati ljudi itd. Sama sem se recimo na začetku študija odločila, da bom vsak semester kot prostovoljka delovala na drugem področju psihologije. Na ta način sem počasi odkrivala, kaj so tiste stvari, ki me res zanimajo ter pridobivala nova znanja in prejemala nove priložnosti.

Zato vse tiste, ki ne veste točno kaj bi radi delali, spodbujam, da začnete to aktivno raziskovati. Kot pravi Terri »Ne čakajte. Začnite početi stvari, ker če želite živeti življenje v polnem pomenu, ne sledite strasti. Vaša strast naj sledi vam.« Verjamem, da boste sčasoma naleteli na nekaj, kar vam bo, vsaj za nekaj časa, vzbudilo strast. Ta strast pa lahko tudi ugasne. Takrat je pa treba iti spet od začetka, biti radoveden, sprejemati opcije in raziskovati svoje možnosti.

Kaj pa, če vem kaj želim početi?

Po drugi strani pa ima veliko ljudi želje, ambicije, v glavnem vedo kaj so njihovi cilji, vendar se jim dogaja, da čas teče, dnevi, tedni, meseci, leta gredo, sami pa so še zmeraj enako oddaljeni od začetnega cilja. Čakajo na motivacijo, ki jih bo premaknila korak bližje željenemu stanju. Žal je ta motivacija velikokrat trenutno stanje, ki hitro mine. Pomembneje je razviti delovne navade in pri tem biti vztrajen (pomaga nam lahko tudi upravljanje s časom). Če imamo razvite navade, potem bomo tudi takrat, kadar bo dan nekoliko bolj siv, naredili stvari, ki nas bodo vodile do naših ciljev.

Pri razvijanju navad je ključnega pomena, da smo vztrajni. Da se navadimo spremembe oz. nekega novega vedenja, ki ga želimo razviti v navado, traja prib. 21 dni. Da pa vedenje res postane navada, traja v povprečju 66 dni (lahko tudi več). Oblikovanje navad je proces, pri katerem moramo sami ugotoviti, kaj nam pomaga pri vztrajanju. Enim ustreza to, da si vsak dan beležijo, če so določeno vedenje izvedli ali ne. Drugim pomaga, da povedo svoje namene svojim bližnjim. Tretji se z manjšim nagrajevanjem spodbujajo, da vztrajajo pri novih navadah. Opcij, ki nam lahko pri tem pomagajo, je veliko, treba je le odkriti, katera pomaga nam.

Veliko sreče!

 

Praktični nasveti za povečanje zavzetosti na delovnem mestu

Ni skrivnost, da mnogo zaposlenih deluje v okoljih, ki ne spodbujajo zavzetosti na delovnem mestu. Obstaja pa veliko literature, ki se ukvarja s problemom povečanja delovne zavzetosti, vendar so v ospredju večinoma organizacijski faktorji, kot so oblikovanje delovnih mest, vodstvo, organizacijska kultura ipd.

V čem je torej problem? Gre za dejavnike nad katerimi zaposleni nimajo posebnega nadzora. Zato je zavzetost zaposlenih na neki način odvisna od (ne)milosti njihovih organizacij in nadrejenih. To pomeni, da bi se tega problema lahko lotili na drugačen način. Kako pa?

Ni novost, da ustrezna organizacija časa vodi do večje produktivnosti, kar potrjujejo različne raziskave. O organizaciji časa se tudi veliko govori in piše. Čeprav smo bolj ali manj opremljeni s teoretičnim znanjem, se vseeno pogosto soočamo z odlašanjem, stresom in podobnimi problemi, ki so posledica slabše časovne organizacije.

Obstajata dva načina načrtovanja časa oz. dnevnih aktivnosti. Prvi je na splošno zelo znan, in sicer gre za »time management« ali upravljanje s časom. O tem smo že pisali, več si lahko preberete tukaj.

Drugi način je pogojno načrtovanje, pri katerem posameznik že vnaprej razmišlja o morebitnih prekinitvah, s katerimi se bo morda soočal tekom dneva in zato to upošteva pri oblikovanju dnevnega načrta. Poleg tega, razmišlja tudi o načinih za spoprijemanje s prekinitvami, saj mu to omogoča boljšo pripravljenost. Čeprav je ta metoda načrtovanja zelo koristna, se pa vseeno uporablja manj pogosto. Na splošno pri organizaciji časa pogosto precenjujemo število delovnih nalog, ki jih bomo opravili, hkrati pa podcenjujemo, koliko bo naše delo moteno. Prav v tem je prednost pogojnega načrtovanja, saj upošteva morebitne prekinitve in na ta način posamezniku omogoča bolj realno načrtovanje.

Skratka, upravljanje s časom ima zelo pozitivne učinke glede produktivnosti in zavzetosti, ampak le v primerih, ko se zaposlenemu ni treba soočati z različnimi prekinitvami. V nasprotnem primeru je pa bolj smiselno pogojno načrtovanje, ki ima pozitivne učinke ne glede na število prekinitev.

Seveda je najbolj smiselno teorijo prilagajati naši vsakodnevni praksi. Zato je pomembno, da imajo zaposleni sami ustrezen vpogled v to, kakšen delovni dan/teden pričakujejo ter na podlagi tega oblikujejo načrte.

Konkretni predlogi za uspešno načrtovanje vašega časa

  1. Pred začetkom delovnega dne (večer prej ali zjutraj), si rezervirajte čas za načrtovanje prihajajočega dneva.
  2. Razmislite kakšen dan pričakujete? Ali boste moteni tekom dneva in koliko pogosto? Kaj lahko storite zato, da postavite meje za svoj čas in da ste manj moteni? Pri tem seveda upoštevajte pretekle izkušnje.
  3. Če vas čaka bolj ali manj miren dan, lahko uporabite metodo upravljanja s časom. Se pravi, napišite seznam delovnih nalog in jim dodelite ustrezen čas glede na njihovo zahtevnost in pomembnost. Na primer, za težke ali kreativne naloge si rezervirajte tisti del dneva, ko ste najbolj spočiti in imate največ energije. Bolj enostavne naloge pustite za konec delovnega dne. Na ta način si povečujemo možnosti za večjo zavzetost, osredotočenost in produktivnost na delu.
  4. Če vas čaka dan, v katerem veste, da boste moteni, se zanašajte na metodo pogojnega načrtovanja. Se pravi, napišite realno število nalog, ki jih boste lahko opravili, pri čemer upoštevajte čas za morebitne prekinitve. Poleg tega, razmislite o tem, kako se boste spoprijeli s temi prekinitvami? Ta način načrtovanja nam pomaga pri prilagajanju obveznosti morebitnim prekinitvam in nam omogoča, da kljub temu ostanemo fokusirani. Poleg tega, pogojno načrtovanje nas varuje pred morebitno razočaranostjo in tudi nepotrebnimi zamudami.

Zaradi tehnoloških trendov je za naš delovni vsakdanjik normalno, da smo nenehno bombardirani z informacijami in različnimi prekinitvami, zaradi katerih je naše delo moteno in tudi ogroženo. Vendar pa z enostavnimi posegi prevzamemo večji nadzor nad našim delovanjem in to se lahko začne z našimi dnevni načrti.

Vir:

Hbr

 

 

Učeča se organizacija

Živimo v okolju nenehnih sprememb. Če želijo organizacije biti konkurenčne in uspešne, se morajo znati prilagajati. Eden izmed načinov prilagajanja na spremembe je model učeče se organizacije. Učeča se organizacija prinese veliko prednosti ne le zmožnosti hitrejše uvedbe sprememb. Organizacije s tem pridobijo tudi boljšo zmožnost prenašanja zunanjih pritiskov okolja, bolje posredujejo svoja znanja, izboljšajo kvaliteto proizvodov in storitev, izboljšajo ugled podjetja, saj postanejo bolj usmerjeni v ljudi ter lažje vzdržujejo inovativnost in konkurenčnost.

Lastnosti učeče se organizacije

Peter M. Senge opredeljuje pet lastnosti učeče se organizacije:

  • Sistemsko mišljenje pri katerem posameznik vidi celoto ne le del sistema. Da ima lahko posameznik vpogled v celoto, je potrebno, da so informacije vidne, transparentne. Ta način mišljenja pripomore tudi k bolj ustvarjalnem načinu razmišljanja.
  • Osebnostno mojstrstvo pomeni, da se posameznik zaveda pomembnosti lastnega razvoja ter s tem doseganje odličnosti. Razvoj potencialov zaposlenih v organizaciji viša konkurenčnost. Zaposleni ne sme biti prisiljen v učenje, sam mora videti smisel ter si tega želeti. Učeča se organizacija je v bistvu vsota učečih se posameznikov, ki nenehno razvijajo oz. nadgrajujejo svoje sposobnosti in potenciale.
  • Mentalni modeli so vse predstave, predpostavke, prepričanja itd., ki vplivajo na posameznikovo razumevanje realnosti. Mentalni modeli se v prilagodljivem in odprtem okolju lahko spreminjajo. S tem se ustvarjajo novi načini razumevanja realnosti.
  • Skupna vizija mora biti zgrajena s pomočjo vseh zaposlenih. S skupno vizijo so zaposleni pripadnejši podjetju, imajo večjo motivacijo za učenje ter bolj učinkovito delujejo, saj vidijo v svojem delu smisel. Večja verjetnost je, da ne bodo opravljali svojega dela zgolj zato, ker morajo, ampak ker si bodo tudi želeli doseči skupno vizijo.
  • Skupinsko učenje je proces razvoja sposobnosti skupine. Da lahko zaposleni med seboj dobro sodelujejo, je v potrebno v organizaciji spodbujati ustrezno, odprto komunikacijo. V skupinskem učenju bo potekal prenos znanja, izboljša se pa lahko tudi reševanje problemov.

Razvijanje kulture, v kateri bodo vse zgoraj naštete stvari, bo organizaciji sčasoma omogočilo hitrejše učenje. Zaposleni bodo prevzemali več odgovornosti ter med seboj bolje sodelovali. Potrebno se pa je zavedati, da je prehod iz tradicionalne v učečo se organizacijo proces, v katerem se rezultatov ne sme pričakovati čez noč.

Upravljanje s časom: od biti nenehno zaposlen do biti produktiven

Velikokrat smo ljudje nenehno zaposleni, imamo veliko različnih opravkov, poskušamo »multitaskat«, zmanjkuje nam časa, vendar želimo vseeno takoj odgovoriti na elektronsko pošto itd. Kljub nenehni zaposlenosti se nam lahko dogaja, da določenih nalog vseeno ne opravimo. Zdi se nam, da čas kar gre, ne da bi zares vedli kam. Minejo dnevi, določene naloge pa še zmeraj nismo opravili, ker jo vedno znova prelagamo. Zastavljene lahko imamo določene cilje, vendar se jim dejansko ne približujemo, ker se zaposlujemo z drugimi stvarmi.

V takšnih primerih se je potrebno ustaviti in dobro premisliti, če je tako vedenje produktivno. Kam vlagamo svoj čas? Najbolj produktivni smo namreč takrat, kadar stvari premislimo, imamo izbranih manj prioritet, posvečamo svojo pozornost eni stvari na enkrat itd. Da pa nam to lahko uspeva, ter da preklopimo iz »biti nenehno zaposlen« na »biti produktiven« je potrebno, da razvijemo veščine upravljanja s časom. Zavedati se je potrebno, da je časa v življenju zmerom manj, določeni cilji pa so lahko leta in leta enako oddaljeni.

Kaj sploh je upravljanje s časom?

Upravljanje s časom predstavlja vsa vedenja, strategije in tehnike, s katerimi skušamo učinkovito izrabiti svoj čas in doseči zastavljene cilje.

Kakšni so učinki učinkovitega upravljanja s časom?

Raziskave kažejo, da se pri ljudeh, ki učinkovito upravljajo s časom, zmanjša napetost pri delu, zmanjša se psihološki stres ter manj je konfliktov med delom in družino. Poviša pa se zadovoljstvo z delom in zaznan nadzor nad časom. Pri posameznikih je bilo možno opaziti tudi pozitivne zdravstvene spremembe. Prav tako pa veliko redkeje prihaja do odlašanja.

Kaj je pomembno pri upravljanju s časom?

Poznati moramo svoj čas, ki ga imamo v dnevu na voljo. Potrebno je načrtovati urnik. V urnik umestimo najpomembnejše in nujne naloge (za začetek ni potrebno nalog časovno umeščati). Pri načrtovanju urnika ne smemo pozabiti na vsakodnevna opravila ter si pustiti čas za nepričakovane dogodke. Nato v čas, ki nam ostane, vstavimo naloge, ki zadevajo naše osebne cilje.

Pomembno je, da imamo zelo jasno razdelane svoje prioritete. Opravke lahko npr. razdelimo po ABC analizi. ABC analiza je sestavljena iz treh kategorij:

  • kategorija A predstavlja naloge, ki so najbolj nujne in najpomembnejše,
  • kategorija B predstavlja opravke, ki so pomembne, a ne nujne,
  • v kategorijo C pa spadajo vse stvari, ki niso ne nujne in ne pomembne.

Zapišemo si lahko, npr. tri stolpce (A, B in C) ter tako najlažje razdelimo svoje opravke in si na ta način razdelamo prioritete. Pri načrtovanju svojega urnika je dobro upoštevati rezultate ABC analize. Učinkovito naj bi bilo, da se v dnevu najprej lotimo nalog, ki so nujne in pomembne (kategorija A).

Paziti moramo, da urnik ni prenatrpan ali pa preohlapen. Pozabiti ne smemo na sprostitev in zabavo. Sami zase moramo odkriti kako in kaj nam najbolje ustreza ter najti svoje ravnovesje.