Praktični nasveti za povečanje zavzetosti na delovnem mestu

Ni skrivnost, da mnogo zaposlenih deluje v okoljih, ki ne spodbujajo zavzetosti na delovnem mestu. Obstaja pa veliko literature, ki se ukvarja s problemom povečanja delovne zavzetosti, vendar so v ospredju večinoma organizacijski faktorji, kot so oblikovanje delovnih mest, vodstvo, organizacijska kultura ipd.

V čem je torej problem? Gre za dejavnike nad katerimi zaposleni nimajo posebnega nadzora. Zato je zavzetost zaposlenih na neki način odvisna od (ne)milosti njihovih organizacij in nadrejenih. To pomeni, da bi se tega problema lahko lotili na drugačen način. Kako pa?

Ni novost, da ustrezna organizacija časa vodi do večje produktivnosti, kar potrjujejo različne raziskave. O organizaciji časa se tudi veliko govori in piše. Čeprav smo bolj ali manj opremljeni s teoretičnim znanjem, se vseeno pogosto soočamo z odlašanjem, stresom in podobnimi problemi, ki so posledica slabše časovne organizacije.

Obstajata dva načina načrtovanja časa oz. dnevnih aktivnosti. Prvi je na splošno zelo znan, in sicer gre za »time management« ali upravljanje s časom. O tem smo že pisali, več si lahko preberete tukaj.

Drugi način je pogojno načrtovanje, pri katerem posameznik že vnaprej razmišlja o morebitnih prekinitvah, s katerimi se bo morda soočal tekom dneva in zato to upošteva pri oblikovanju dnevnega načrta. Poleg tega, razmišlja tudi o načinih za spoprijemanje s prekinitvami, saj mu to omogoča boljšo pripravljenost. Čeprav je ta metoda načrtovanja zelo koristna, se pa vseeno uporablja manj pogosto. Na splošno pri organizaciji časa pogosto precenjujemo število delovnih nalog, ki jih bomo opravili, hkrati pa podcenjujemo, koliko bo naše delo moteno. Prav v tem je prednost pogojnega načrtovanja, saj upošteva morebitne prekinitve in na ta način posamezniku omogoča bolj realno načrtovanje.

Skratka, upravljanje s časom ima zelo pozitivne učinke glede produktivnosti in zavzetosti, ampak le v primerih, ko se zaposlenemu ni treba soočati z različnimi prekinitvami. V nasprotnem primeru je pa bolj smiselno pogojno načrtovanje, ki ima pozitivne učinke ne glede na število prekinitev.

Seveda je najbolj smiselno teorijo prilagajati naši vsakodnevni praksi. Zato je pomembno, da imajo zaposleni sami ustrezen vpogled v to, kakšen delovni dan/teden pričakujejo ter na podlagi tega oblikujejo načrte.

Konkretni predlogi za uspešno načrtovanje vašega časa

  1. Pred začetkom delovnega dne (večer prej ali zjutraj), si rezervirajte čas za načrtovanje prihajajočega dneva.
  2. Razmislite kakšen dan pričakujete? Ali boste moteni tekom dneva in koliko pogosto? Kaj lahko storite zato, da postavite meje za svoj čas in da ste manj moteni? Pri tem seveda upoštevajte pretekle izkušnje.
  3. Če vas čaka bolj ali manj miren dan, lahko uporabite metodo upravljanja s časom. Se pravi, napišite seznam delovnih nalog in jim dodelite ustrezen čas glede na njihovo zahtevnost in pomembnost. Na primer, za težke ali kreativne naloge si rezervirajte tisti del dneva, ko ste najbolj spočiti in imate največ energije. Bolj enostavne naloge pustite za konec delovnega dne. Na ta način si povečujemo možnosti za večjo zavzetost, osredotočenost in produktivnost na delu.
  4. Če vas čaka dan, v katerem veste, da boste moteni, se zanašajte na metodo pogojnega načrtovanja. Se pravi, napišite realno število nalog, ki jih boste lahko opravili, pri čemer upoštevajte čas za morebitne prekinitve. Poleg tega, razmislite o tem, kako se boste spoprijeli s temi prekinitvami? Ta način načrtovanja nam pomaga pri prilagajanju obveznosti morebitnim prekinitvam in nam omogoča, da kljub temu ostanemo fokusirani. Poleg tega, pogojno načrtovanje nas varuje pred morebitno razočaranostjo in tudi nepotrebnimi zamudami.

Zaradi tehnoloških trendov je za naš delovni vsakdanjik normalno, da smo nenehno bombardirani z informacijami in različnimi prekinitvami, zaradi katerih je naše delo moteno in tudi ogroženo. Vendar pa z enostavnimi posegi prevzamemo večji nadzor nad našim delovanjem in to se lahko začne z našimi dnevni načrti.

Vir:

Hbr

 

 

Učeča se organizacija

Živimo v okolju nenehnih sprememb. Če želijo organizacije biti konkurenčne in uspešne, se morajo znati prilagajati. Eden izmed načinov prilagajanja na spremembe je model učeče se organizacije. Učeča se organizacija prinese veliko prednosti ne le zmožnosti hitrejše uvedbe sprememb. Organizacije s tem pridobijo tudi boljšo zmožnost prenašanja zunanjih pritiskov okolja, bolje posredujejo svoja znanja, izboljšajo kvaliteto proizvodov in storitev, izboljšajo ugled podjetja, saj postanejo bolj usmerjeni v ljudi ter lažje vzdržujejo inovativnost in konkurenčnost.

Lastnosti učeče se organizacije

Peter M. Senge opredeljuje pet lastnosti učeče se organizacije:

  • Sistemsko mišljenje pri katerem posameznik vidi celoto ne le del sistema. Da ima lahko posameznik vpogled v celoto, je potrebno, da so informacije vidne, transparentne. Ta način mišljenja pripomore tudi k bolj ustvarjalnem načinu razmišljanja.
  • Osebnostno mojstrstvo pomeni, da se posameznik zaveda pomembnosti lastnega razvoja ter s tem doseganje odličnosti. Razvoj potencialov zaposlenih v organizaciji viša konkurenčnost. Zaposleni ne sme biti prisiljen v učenje, sam mora videti smisel ter si tega želeti. Učeča se organizacija je v bistvu vsota učečih se posameznikov, ki nenehno razvijajo oz. nadgrajujejo svoje sposobnosti in potenciale.
  • Mentalni modeli so vse predstave, predpostavke, prepričanja itd., ki vplivajo na posameznikovo razumevanje realnosti. Mentalni modeli se v prilagodljivem in odprtem okolju lahko spreminjajo. S tem se ustvarjajo novi načini razumevanja realnosti.
  • Skupna vizija mora biti zgrajena s pomočjo vseh zaposlenih. S skupno vizijo so zaposleni pripadnejši podjetju, imajo večjo motivacijo za učenje ter bolj učinkovito delujejo, saj vidijo v svojem delu smisel. Večja verjetnost je, da ne bodo opravljali svojega dela zgolj zato, ker morajo, ampak ker si bodo tudi želeli doseči skupno vizijo.
  • Skupinsko učenje je proces razvoja sposobnosti skupine. Da lahko zaposleni med seboj dobro sodelujejo, je v potrebno v organizaciji spodbujati ustrezno, odprto komunikacijo. V skupinskem učenju bo potekal prenos znanja, izboljša se pa lahko tudi reševanje problemov.

Razvijanje kulture, v kateri bodo vse zgoraj naštete stvari, bo organizaciji sčasoma omogočilo hitrejše učenje. Zaposleni bodo prevzemali več odgovornosti ter med seboj bolje sodelovali. Potrebno se pa je zavedati, da je prehod iz tradicionalne v učečo se organizacijo proces, v katerem se rezultatov ne sme pričakovati čez noč.

Upravljanje s časom: od biti nenehno zaposlen do biti produktiven

Velikokrat smo ljudje nenehno zaposleni, imamo veliko različnih opravkov, poskušamo »multitaskat«, zmanjkuje nam časa, vendar želimo vseeno takoj odgovoriti na elektronsko pošto itd. Kljub nenehni zaposlenosti se nam lahko dogaja, da določenih nalog vseeno ne opravimo. Zdi se nam, da čas kar gre, ne da bi zares vedli kam. Minejo dnevi, določene naloge pa še zmeraj nismo opravili, ker jo vedno znova prelagamo. Zastavljene lahko imamo določene cilje, vendar se jim dejansko ne približujemo, ker se zaposlujemo z drugimi stvarmi.

V takšnih primerih se je potrebno ustaviti in dobro premisliti, če je tako vedenje produktivno. Kam vlagamo svoj čas? Najbolj produktivni smo namreč takrat, kadar stvari premislimo, imamo izbranih manj prioritet, posvečamo svojo pozornost eni stvari na enkrat itd. Da pa nam to lahko uspeva, ter da preklopimo iz »biti nenehno zaposlen« na »biti produktiven« je potrebno, da razvijemo veščine upravljanja s časom. Zavedati se je potrebno, da je časa v življenju zmerom manj, določeni cilji pa so lahko leta in leta enako oddaljeni.

Kaj sploh je upravljanje s časom?

Upravljanje s časom predstavlja vsa vedenja, strategije in tehnike, s katerimi skušamo učinkovito izrabiti svoj čas in doseči zastavljene cilje.

Kakšni so učinki učinkovitega upravljanja s časom?

Raziskave kažejo, da se pri ljudeh, ki učinkovito upravljajo s časom, zmanjša napetost pri delu, zmanjša se psihološki stres ter manj je konfliktov med delom in družino. Poviša pa se zadovoljstvo z delom in zaznan nadzor nad časom. Pri posameznikih je bilo možno opaziti tudi pozitivne zdravstvene spremembe. Prav tako pa veliko redkeje prihaja do odlašanja.

Kaj je pomembno pri upravljanju s časom?

Poznati moramo svoj čas, ki ga imamo v dnevu na voljo. Potrebno je načrtovati urnik. V urnik umestimo najpomembnejše in nujne naloge (za začetek ni potrebno nalog časovno umeščati). Pri načrtovanju urnika ne smemo pozabiti na vsakodnevna opravila ter si pustiti čas za nepričakovane dogodke. Nato v čas, ki nam ostane, vstavimo naloge, ki zadevajo naše osebne cilje.

Pomembno je, da imamo zelo jasno razdelane svoje prioritete. Opravke lahko npr. razdelimo po ABC analizi. ABC analiza je sestavljena iz treh kategorij:

  • kategorija A predstavlja naloge, ki so najbolj nujne in najpomembnejše,
  • kategorija B predstavlja opravke, ki so pomembne, a ne nujne,
  • v kategorijo C pa spadajo vse stvari, ki niso ne nujne in ne pomembne.

Zapišemo si lahko, npr. tri stolpce (A, B in C) ter tako najlažje razdelimo svoje opravke in si na ta način razdelamo prioritete. Pri načrtovanju svojega urnika je dobro upoštevati rezultate ABC analize. Učinkovito naj bi bilo, da se v dnevu najprej lotimo nalog, ki so nujne in pomembne (kategorija A).

Paziti moramo, da urnik ni prenatrpan ali pa preohlapen. Pozabiti ne smemo na sprostitev in zabavo. Sami zase moramo odkriti kako in kaj nam najbolje ustreza ter najti svoje ravnovesje.

Metoda osvetlitve dela oz. “Job Shadowing” – zakaj je uporabna?

Metoda osvetlitve dela oz. »job shadowing« je metoda, pri kateri opazovalec opazuje izkušenega zaposlenega. Namen metode je, da opazovalec preko direktnega pristopa dobi natančne informacije o poteku točno določenega dela.

Zakaj je “job shadowing” oz. metoda osvetlitve dela uporabna?

Velikokrat se zgodi, da pri podajanju navodil novim zaposlenim ali sodelavcem, ki z našim delovnim področjem nimajo izkušenj, nenamerno izpustimo določene informacije, ki se nam zdijo samoumevne. Kar iz tega lahko sledi je to, da ko oseba prične z delom, je že na začetku lahko brez ključnih informacij. To lahko vodi v nezadovoljstvo novo zaposlene osebe ter njenega nadrejenega ter nenazadnje v odhod iz organizacije.

Prav tako se lahko zgodi, da se določena oseba zaposli ne neko delovno mesto o katerem pravzaprav ali nima pravih predstav ali pa nima veliko informacij. Čez nekaj časa lahko ta oseba ugotovi, da delo za njo ni primerno, kar spet sledi v odhod iz organizacije.

V obeh situacijah je potrebno iskanje novega zaposlenega, kar predstavlja dodaten strošek organizaciji. Ti dve situaciji bi lahko bili preprečeni z uporabo metode osvetlitve dela. Konkretno to pomeni, da bi oseba opazovala izkušenega zaposlenega ter tako pridobila natančen vpogled v potek dela.

Metoda se pa lahko uporabi tudi takrat, kadar je potrebno dokumentirati manj strukturirane procese na delovnem mestu, saj se z metodo lahko pridobijo natančno razdelani koraki določenega delovnega procesa. Opazovalec pridobi vpogled tudi v problematične delovne procese, kar organizaciji omogoča priložnost za razvoj.

So pa seveda tudi omejitve, npr. metode ni mogoče izvajati na delovnih mestih, kjer zaposleni delajo z občutljivimi ali zaupnimi informacijami.

Kako točno poteka?

Najprej je pomembno, da opazovalec natančno ve, kaj želi spoznati ter si zastavi cilje, ki jih želi doseči. Pri določenih delovnih mestih je potrebno predznanje. Opazovalec se mora z zaposlenim, ki ga bo opazoval predhodno dogovoriti za trajanje opazovanja. Za dobro razumevanje določenih delovnih mest je namreč potrebno daljše opazovanje. Sledi aktivno opazovanje. Zaposleni izvaja svoje delo, opazovalec pa ga čim bolj osredotočeno opazuje. Če je mogoče, si lahko sproti zapisuje informacije, ki jih med opazovanjem pridobiva. Po opazovanju naj opazovalec z zaposlenim razreši morebitne nejasnosti. Končni cilj je dosežen, ko opazovalec podrobno razume vlogo opazovanega zaposlenega ter pozna posamezne korake opazovanega dela.

Kaj pravijo študije?

V raziskavah je največkrat ugotovljeno, da metoda omogoča boljše razumevanje in natančen vpogled v potek dela. Vpliva pa tudi na izboljšanje komunikacije, več timskega dela, boljše poznavanje vlog, več povezovanja ter sodelovanja med različnimi profili zaposlenih.

Vir

Zakaj je pomembno prilagajanje organizacij na staranje zaposlenih?

Glede na trend staranja zaposlenih, je veliko govora o prilagoditvah organizacij na starejše zaposlene. Obstaja veliko različnih opcij, vendar je pri tem potrebno upoštevati lastnosti same organizacije in njenih zaposlenih. Različne prilagoditvene strategije so lahko namreč različno primerne za različne organizacije oz. podjetja. Spet druge so pa lahko primerne za večino.

Marsikje uporaben ter učinkovit način prilagajanja organizacij na starejše zaposlene, predstavljajo ustrezna izobraževanja, predavanja, delavnice itd., katerih produkt je ohranjanje in razvoj individualnih sposobnosti zaposlenega. Prav tako pa se lahko povečata produktivnost in sama motivacija. Naštete stvari so predvsem pomembna za tista podjetja, ki imajo pogoste težave s pridobivanjem novega ustreznega kadra. Upravljanje s starejšimi zaposlenimi jim tako omogoča boljši izkoristek potenciala že zaposlenih.

Različni posamezniki imajo različne potrebe

Pri prilagajanju na staranje zaposlenih je potrebno imeti v mislih, da imajo posamezniki različne potrebe. Nekateri bodo morda, za večjo produktivnost in učinkovitost, potrebovali več krajših odmorov. Nekaterim bo pa bolj ustrezala telovadba na delovnem mestu. Prav tako določeni morda potrebujejo v dokumentih večje črke, določeni pa zgolj drugačno osvetlitev. Potrebno je prisluhniti potrebam vsakega posameznika in ne predvidevati, da vsi potrebujejo enake prilagoditve. Če bo podjetje ravnalo na tak način, bodo zaposleni bolj predani in zavzeti za delo.

Podjetja naj bodo pripravljena prisluhniti svojim starejšim zaposlenim, npr. vodstvo ima lahko vsaj enkrat letno kavo s starejšim zaposlenim. Tako lahko zaposleni prispevajo svoje predloge, ki bi prispevali k boljšim delovnim pogojem. Če je podjetje pripravljo prisluhniti svojim zaposlenim, bodo ti čutili večjo pripadnost organizaciji ter bodo bolj motivirani in zavzeti za delo.

Starejši zaposleni imajo veliko izkušenj in znanj

Starejši zaposleni imajo načeloma veliko izkušenj in znanj na svojem delovnem področju. Če jih podjetja vključijo v programe mentorstva ali v usposabljanje za notranjega trenerja, kar predstavlja naslednji način prilagajanja organizacije na staranje zaposlenih, jim to omogoči, da se naučijo prenašati informacije na učinkovit in ustrezen način.  Tako podjetje poskrbi za boljši prenos znanja in izkušenj ter s tem pospeši delovni proces.

Prav tako naj podjetje poskuša zagotavljati čim več medgeneracijskega sodelovanja. Kakšni so pozitivni rezultati tega, si lahko preberete tukaj.

Kako torej začeti?

Pomembo je, da podjetje pridobi čim več informacij o prednostih in priložnostih za razvoj posameznika ter na podlagi tega, skupaj z zaposlenim oblikuje načrt, ki je prilagojen njegovim kompetencam, osebnostnim značilnostim in željam. Na ta način bodo zaposleni bolj motivirani, zavzeti in produktivni, kar bo vplivalo tudi na samo uspešnost podjetja. Pristop pri katerem podjetje zgolj sklepa, kakšne prilagoditve bi naj bile primerne za vse, je lahko marsikdaj napačen.

Medgeneracijsko sodelovanje oz. kaj se lahko mlajši naučijo od starejših in obratno?

Medgeneracijsko sodelovanje

Zaposlovanje starejših oseb je zadnje čase vse bolj aktualna tema. Razmere na trgu delovne sile se namreč hitro spreminjajo in potrebno se je pravočasno in pravilno odzvati na nove zahteve. V Sloveniji bo čez pet let vsak četrti zaposleni starejši od 55 let, zato je pomembno, da podjetja znajo ustrezno izkoristiti potencial starejših zaposlenih. Nekaj predlogov za učinkovito prilagajanje na potrebe starejših zaposlenih vam predstavljamo tukaj.

Na drugi strani imamo še eno specifično skupino na trgu delovne sile, mlade zaposlene, ki imajo nova, sveža znanja in veščine. Pogosto se o mlajši in starejši generaciji govori ločeno, ampak kaj, če bi razmišljali v smeri združevanja moči omenjenih skupin skozi medgeneracijsko sodelovanje? Vsaka skupina ima zagotovo svoje močne točke, znanja, izkušnje in veščine. Te bi lahko delila z drugimi za dosego večje uspešnosti in učinkovitosti pri delu.

Ko razmišljamo o medgeneracijskem sodelovanju, imamo večinoma v mislih to, da mlajši lahko starejšim pomagajo razumeti in uporabljati tehnologijo, medtem ko starejši z njimi delijo splošno modrost. Ampak obstajajo tudi druga znanja, ki si jih generacije med seboj delijo. V nadaljevanju si lahko preberete, katera so ta konkretna znanja.

Kaj se lahko mlajši naučijo od starejših?

Kako nadzirati svoje delo

Osebe starejše od 40 let na splošno menijo, da uspešneje nadzirajo svoje delo, v primerjavi z mlajšimi zaposlenimi. Veliko tridesetletnikov namreč poroča o izčrpanosti, kar ni presenetljivo, saj se v teh letih ljudje soočajo z različnimi zahtevami – skrbijo za svoje otroke, želijo si navdušiti svoje šefe ter hkrati ustreči zahtevam svojih strank. Posledično imajo manj kontrole nad lastnim načinom dela, delovnimi urami in sposobnostjo ustvarjanja novih načinov dela, kar je stresno tako za njih, kot tudi za njihove družine. Zato so pogosto bolj izčrpani kot starejši kolegi.

Po drugi strani so se njihovi starejši sodelavci skozi leta delovnih izkušenj naučili, kako nadzorovati svoje delo. Dobro vedo kdaj je potrebno kaj prenesti, kdaj »potisniti kaj naprej« ali kdaj sprejeti različne zahteve. Poleg tega so jih izkušnje naučile ustvarjalnega razmišljanja in reševanja morebitnih ovir pri delovnih nalogah. Medgeneracijsko sodelovanje bi morda omogočilo prenos teh konkretnih znanj in veščin, kar bi mlajšim zaposlenim pomagalo pri bolj učinkovitem spoprijemanju z vsakdanjimi izzivi, starejši bi pa imeli boljši vpogled v zahteve s katerimi se njihovi mlajši kolegi soočajo.

Kako biti finančno sposoben

Delovna doba je čedalje daljša, zato je potrebno biti finančno pismen oz. znati, kako ustrezno upravljati z lastnimi financami ter odločati o varčevanju za pokojnino. Pogosto so starejši tisti, ki so bolj vešči na tem področju, zato je smiselno, da svoja znanja in izkušnje delijo z mlajšimi. Mlajši bi na ta način bolje razumeli, kako bodo njihove odločitve o varčevanju vplivale na njihovo daljšo prihodnost. Prav tako bi pa tudi bolj učinkovito načrtovali varčevanje za lastno prihodnost.

Kaj se lahko starejši naučijo od mlajših?

Kako zgraditi socialni kapital

Skozi medosebne odnose in socialne mreže gradimo svoj socialni kapital. Ta pa je ključnega pomena za osebni razvoj, spremembe in različne prehode v vsaki fazi življenja. Pogosto se dogaja, da osebe starejše od 50 let vzdržujejo le obstoječe socialne mreže oz. stike, ne razvijajo pa novih. Tukaj so ključni mlajši, saj so na tem področju močnejši in bi lahko svoja znanja in izkušnje prenesli na starejše kolege.

Kako zgraditi strokovni ugled na socialnih omrežjih

Za razvijanje lastnega strokovnega ugleda danes ne zadostujejo le strokovne delovne izkušnje, ampak je potrebna tudi samopromocija na socialnih omrežjih. Mlajši ljudje so tukaj v prednosti pred starejšimi, saj imajo več znanja in izkušenj. Starejši pogosto ne prispevajo aktivno k razvoju lastnega strokovnega ugleda na socialnih omrežjih. Mlajši bi pa jim pri tem lahko pomagali, jih spodbujali in podpirali. Na ta način lahko starejši zaposleni postanejo bolj privlačni drugim za morebitna mentorstva, kjer bi lahko izkoristili svoja znanja, veščine in modrost.

Ker se delovna doba čedalje podaljšuje, bodo različne starostne skupine vse bolj pogosto tesno sodelovale. Ustvarjanje priložnosti za medgeneracijsko sodelovanje je čudovit način za spodbujanje različnih generacij za boljše medsebojno sodelovanje in razumevanje.

Viri:

Hbr

Sklad-kadri

Letni razgovor–zakaj bi ga izvajali?

Letni razgovor je pogovor med zaposlenim in vodjo, pri katerem se med drugim pregleda dosedanje delo zaposlenega. Zdi se, da se marsikje tega razgovora izogibajo ali pa ga opravijo precej hitro in površno, da se ga »rešijo«. Kaj lahko storimo? Prvi korak je, da se vodstvo samo zelo dobro zaveda kaj je namen in kaj so cilji letnih razgovorov. Nato je potrebno, da te informacije ustrezno prenese na ostale zaposlene. Slabo razumevanje ali pa tudi slabo zastavljeni cilji letnih razgovorov, lahko hitro vodijo do neprijetnih občutkov.

Pomembno je, da tako vodja kot zaposleni letni razgovor dojemata kot nekaj pozitivnega. Vodja namreč lahko pridobi veliko različnih informacij, želje, občutke zaposlenega. Prav tako lahko prejme povratno informacij o svojem lastnem delu – vodenju. Vse te informacije lahko uporablja pri nadaljnjem delu, saj mu v bistvu predstavljajo priložnost za razvoj. Eden izmed rezultatov letnega razgovora so torej bolje načrtovane delovne naloge za zaposlene in bolje načrtovano lastno delo vodje.

Pri tem je zaposlenega potrebno spodbujati, da izrazi svoja razmišljanja ter ne daje socialno zaželenih odgovorov. Vodja mora biti pripravljen sprejeti povratno informacijo ter se temu primerno odzvati. Zaposleni lahko na letnem razgovoru izrazi tudi svoje ideje glede preteklih in tekočih nalog ter tudi morebitne predloge za izboljšavo.

Prav tako vodja izrazi svoje načrte, želje in pričakovanja glede zaposlenega. Zmeraj pa je potrebno razmišljati o željah samega zaposlenega. Vodja predstavi kakšne so realne možnosti (glede na dosedanje delo, možnosti financiranja izobraževanj itd.), zaposleni pa izrazi svoja pričakovanja ter želje. Cilj tukaj je, da te stvari usklajujeta in oblikujeta okviren načrt s konkretnimi cilji za naslednje leto. Naj jih ne bo preveč, prav tako pa ne premalo. Zelo pomembno je, da so cilji jasno definirani, torej da oba udeleženca razgovora točno vesta, kaj sta se dogovorila.

Letni razgovori dajejo možnost, da vodja zaposlene bolje spozna. Dobi lahko namreč zelo veliko informacij, ki mu lahko olajšajo usmerjanje zaposlenih. Da bo pa zaposleni lahko sproščeno govoril, je potrebno, da vodja razgovor dobro načrtuje. Za to je pomembno, da so vodje primerno usposobljene (npr. udeležba seminarja o letnem razgovoru) ter tako vedo katera vprašanja pripraviti.

Na koncu pa še nekaj splošnih priporočil:

  • Poteka naj v mirnem prostoru, v sproščenem vzdušju, brez zunanjih motenj.
  • Zaposlenega je potrebno pravočasno obvestiti.
  • Vodja mora pripraviti vsebino razgovora. Teme ali vprašanja lahko ima, npr. zapisane na listu.
  • Vodja si sproti zapisuje informacije, ki jih prejme s strani zaposlenega.

Prekomerna uporaba pametnega telefona – se znamo “odklopiti”?

V Sloveniji je leta 2017 pametni telefon uporabljalo 73% ljudi, starih med 16 in 74 let. Dnevno naj bi na pametnih telefonih v povprečju preživeli več kot 4 ure (če želite izmeriti svoj čas uporabe, obstajajo aplikacije, ki to merijo). Kaj pa počnemo na njih? Praktično vse. Poleg klicanja, pošiljanja in prejemanja SMS sporočil, pametni telefon najpogosteje uporabljamo za fotografiranje, kot uro, kot budilko, kot koledar, za brskanje po internetu itd.

Pametni telefoni so nam življenje v marsikaterem pogledu olajšali. Vendar pa se pojavijo težave, ko opazimo negativne posledice prekomerne uporabe. Med delom lahko nenehno piskanje, brnenje, vibriranje precej zmoti našo pozornost. Kaj lahko storimo? Telefon na delovnem mestu (kadar ne pričakujemo res nujnega klica) utišamo, izklopimo vibriranje in ga obrnemo tako, da ne vidimo zaslona. Lahko ga pospravimo v kakšen predal.

Ena izmed negativnih posledic je lahko tudi moteno spanje. Študije kažejo, da ima 8 od 10 milenijcev med spanjem ob sebi neutišan pametni telefon. Pri uporabi pametnih naprav pred spanjem, je precej problematična modra svetloba. Ta prekine tvorbo pomembnega hormona melanina, ki usklajuje biološko uro. Tudi različna obvestila hitro zmotijo spanec, kar v naslednjem dnevu vpliva na naše počutje.

Prav tako na naše počutje močno vplivajo naši medosebni odnosi. Ljudje smo bitja, ki potrebujemo družbo, prijatelje, pogovor itd. Kadar smo z nekom v neposredni interakciji, je pomembno, da takrat ne uporabljamo telefona. Več študij je potrdilo, da ljudje mnogo manj uživamo in manj cenimo čas druženja, kadar so naši prijatelji “na telefonih”. Teh stvari se je potrebno zavedati tudi na delovnem mestu. Pomembno je, da sogovorcu zares posvetimo čas in pozornost.

Pametni telefoni so nam med drugim omogočili 24-urno dosegljivost. S tem se je pojavil občutek stalne dosegljivosti ter t.i. strah, da bomo nekaj zamudili, če le to ne bomo. To je lahko eden izmed razlogov nenehnega preverjanja socialnih omrežij, elektronske pošte ter različnih drugih obvestil, kar lahko povzroča stres. Zato je na delovnem mestu zelo pomembno, da imajo zaposleni po delovnem času možnost »odklopitve« – torej, da jim ni potrebno nenehno pregledovati elektronske pošte, biti zmeraj dosegljivi na telefonu itd.

Kaj lahko storimo?

Za začetek lahko izklopimo obvestila iz socialnih omrežij. Prav tako lahko telefon za nekaj časa pospravimo v predal ter se zares lotimo stvari, ki jih želimo ali moramo opraviti. Naloge bomo tako verjetno hitreje in bolj kakovostno opravili. Kupimo si budilko ter telefon (prenosne računalnike, tablice ipd.) ugasnimo vsaj eno uro pred spanjem. Poskušajmo se s prijatelji dogovarjati za kavo oz. srečanja v živo.

In še meni osebno najljubši ukrep. V svoje življenje lahko poskusimo vnesti »dan brez tehnologije« ali pa »dan nedosegljivosti«. Na koledarju si vnaprej označimo dan, ki bo namenjen »odklopitvi«, ter poskrbimo, da si takrat ne rezerviramo nobenih zadev, ki bi zahtevale uporabo pametnih naprav. Ta dan ni potrebno nameniti počitku, saj bosta verjetno takrat kreativnost in produktivnost na višku. Kar je potrebno izkoristiti.

 

Viri:

Statistični urad RS

Hbr

Zakaj in kako opolnomočiti zaposlene?

Kaj sploh pomeni opolnomočeni zaposleni?

Opolnomočanje zaposlenih predstavlja proces, v katerem vodja deli svojo moč z zaposlenimi. Torej jim vodja preda več odgovornosti in jim s tem omogoči, da samostojno sprejemajo več odločitev.

Kako točno poteka opolnomočenje zaposlenih?

Pri procesu opolnomočenja je pomembno, da se osredotočimo na štiri ključne elemente: informacije, znanje, moč in nagrada. Da lahko zaposleni začenjajo sprejemati samostojne odločitve je potrebno, da imajo dovolj ustreznih informacij. Pomembno je, da prejmejo jasna navodila, ter da se jasno opredelijo pričakovani cilji. Omogočiti je treba dostop do različnih virov, saj le tako zagotovimo, da bo zaposleni lahko izbral najbolj ustrezno rešitev.

Zelo pomembno je, da imajo zaposleni možnost pridobivanja novih in nadgrajevanja že pridobljenih znanj. S tem zaposleni postajajo samozavestnejši in odgovornejši pri sprejemanju pomembnih odločitev.

Seveda je ključno, da zaposleni sploh dobijo pooblastila (moč), da lahko pri določenih stvareh samostojno odločajo. Prav tako je pomembno, da vodje pri zaposlenih opazijo dobro sprejete odločitve ter jih nagradijo. Nagrada je lahko tudi pohvala, s katero se zaposlenim pokaže, da je njihovo delo opaženo in da se ga spodbuja.

Zakaj je opolnomočenje pomembno?

Opolnomočenje pri zaposlenih dviguje samopodobo, motivacijo, produktivnost in pripadnost podjetju. Prav tako so zaposleni bolj ustvarjalni in bolj zadovoljni z delovnim mestom. Je pa pri opolnomočenju potrebno upoštevati želje in pričakovanja zaposlenih. Prav tako je potrebno, da proces poteka postopoma ter prilagojeno posameznem zaposlenem.

 

Zakaj bodo vaši najboljši zaposleni kmalu zapustili podjetje ali kakšni so razlogi, da izgubljate talente?

Vsakodnevno srečevanje z različnimi podjetniki, direktorji in vodji mi omogoča, da od blizu spoznam problematike današnjega sodobnega okolja. Ena od glavnih problematik, ki jo omenjajo je pomanjkanje ustreznega kadra. Zanimivo, kajne? Le nekaj let nazaj smo se v Sloveniji soočali z veliko brezposelnostjo, danes pa je problem dobiti ustrezen kader. Gospodarska rast je naredila svoje in danes so podjetja in zaposleni v boljši poziciji. Vendar vsako obdobje, pozitivno ali negativno, prinese s seboj nekaj posledic. Neustreznost kadra ima subjektivni pomen, saj si vsak delodajalec ali nadrejen to tolmači po svoje. Vendar pa je res, da je eden od glavnih problemov v podjetjih, odhajanje kadra. Poudarjam , odhajanje kadra! To pomeni, da v času ko se veliko podjetij ukvarja s problemom primanjkovanja potencialnih zaposlenih in reševanja sprotnih težav, so njihovi obstoječi zaposleni »na lovu« za novo službo ali jih enostavno »lovi« nekdo drug. Zakaj sploh pride do tega?

Pomanjkanje motivacije na delovnem mestu

Na tej točki ne govorim o motiviranju sodelavcev z določenimi zunanjimi dejavniki, kot so boljša plača ali motivacijskimi nagovori. Prava motivacija vsakega zaposlenega izhaja iz njegovih lastnih vrednot, katere mora poznati vsak dober vodja. Vsak vodja mora vedeti, kaj je tisto, kar motivira in spodbuja posameznika, da zjutraj hodi v službo, je kreativen in produktiven pri delu. Če tega ne veste, se boste kmalu poslovili od svojih najboljših zaposlenih, ker se bo zagotovo pojavil nekdo, ki bo pripravljen poslušati želje vašega top zaposlenega in verjamete ali ne, mu bo to tudi znal ponuditi. V headhuntingu je vse dovoljeno!

Ne(aktivno) poslušanje

Aktivno poslušanje je ena od veščin učinkovite komunikacije, katero mora obvladati vsak dober vodja. Verjamem, da nas večina poslušanje jemlje kot nekaj samoumevnega, vendar ko se pogovarjamo o aktivnem poslušanju moramo imeti v mislih, da je to v prvi vrsti veščina razumevanja. Ta veščina se tudi povezuje s prepoznavanjem lastnih vrednot vaših zaposlenih. Potrebno je, da ste pripravljeni aktivno prisluhniti svojim sodelavcem in znati oceniti, kaj je tisto, kar je njim pomembno, kakšni so njihovi cilji, kako oni vidijo svoj razvoj znotraj podjetja, kakšni so njihovi predlogi za izboljšanje poslovnih procesov in strategije. Skratka, bodite odprti za poslušanje in sprejemanje njihovih idej ter predlogov.

Odsotnost kongruentnosti

Vzemite si nekaj minut časa in bodite iskreni so sebe – razmislite, ali izvajate vse aktivnosti, ki jih zahtevate od svojih zaposlenih? Ste kdaj bili  v situaciji, da od svojih podrejenih zahtevate izvedbo določenih aktivnosti in držanje pravil, a sami pri sebi opažate pomanjkanje tega? Verjamem, da se vam je to zgodilo, kar je normalno, saj nismo roboti. Težave se pojavijo v primeru, da to počnete prepogosto. Prepogosto zahtevate vedenje, ki ga sami ne izvajate ali dajete obljube, za katere veste, da jih ne boste uresničili. Takšno vedenje negativno vpliva na motivacijo vaše ekipe in posameznike, ki se zavedajo svojih sposobnosti, hitro usmeri k iskanju boljših priložnosti.

Pripisovanje uspehov

Ta je malce direktna, priznam! A to je dejstvo, s katerim se soočajo mnogi zaposleni. V moji praksi dela z ljudmi spoznavam ogromno primerov razočaranih uspešnih zaposlenih, ki cenijo pogoje dela, uživajo med sodelavci in imajo resnično radi svoje delo. Ovira jih le odnos njihovih vodij, ki si pogosto pripisujejo njihove uspehe in zasluge. Verjamete ali ne, to ljudem povzroča tako močno razočaranje, da so zaradi tega sposobni menjati delovno mesto kljub vsem drugim ustreznim pogojem. To je na nek način zmanjševanje pomembnosti in hkrati zaničevanje določene osebe. Podobno velja tudi, če opazite uspehe svojih zaposlenih in jih ne pohvalite. Če pri sebi opažate takšno vedenje je nujno, da to spremenite, saj ambiciozni in zavedni posamezniki tega ne bodo dolgo prenašali.

Pomanjkanje strategije in vizije

So vas kdaj vaši sodelavci vprašali, kakšna je vizija podjetja za naslednjih 5 let? Ali pa kakšen je naslednji večji cilj podjetja? Ali kdo so naše ključne stranke? Kje bo fokus podjetja v naslednjem letu? Nekateri se boste strinjali, da so to običajne stvari v podjetju in da to mora vedeti ne le direktor, ampak prav vsi zaposleni. Z vami se strinjam in dodajam le, da ni potrebno samo, da vedo odgovore na ta vprašanja, ampak morajo skupaj z vami »dihati« za dosego teh ciljev. Žal, pogosto zaposleni ne samo, da ne vedo, kakšna je strategija podjetja, ampak tega ne vedo tudi njihovi vodje. Kako pa to? Eden od možnosti je ta, da vodja ne zna ustrezno predati informacije naprej, druga možnost pa je ta, da sam direktor ali vodja ne ve točno kam gre podjetje. V obeh primerih vas bodo vaši talenti zapustili. Sprašujete se, kako pa to? Brez jasne strategije ni dovolj pripadnosti!

Odhajanje talentov je realna in resnična problematika v podjetjih. Headhuning je v razcvetu in iskalci kadrov so v aktivnem iskanju boljšega kadra za svoje naročnike. Problemi, ki so izpostavljeni v tem članku so realna dejstva iz slovenskih podjetij in ne informacij na podlagi tujih podatkov. Naslednjič, če se sami znajdete v podobni situaciji ali se vam kdo potoži, da se sooča z izgubo sodelavcev upoštevajte zgoraj naštete dejavnike. Podjetje mora biti okolje, kjer se posamezniki razumejo, razvijejo in skupaj pišejo uspešno zgodbe. Pri tem je treba upoštevati različnost vsakega posameznika in raznolikost njegovih vrednot ter potreb. Poslovno okolje ne sme biti arena bitke med vodjo in zaposlenimi, temveč spodbudno, varno ter ambiciozno okolje, ki omogoča razvoj.