Kako izvesti uspešen sestanek?

15.01.2018

Zdi se, kot da smo vedno bolj preplavljeni s sestanki. Večina jih je brez jasnega cilja ali slabo izpeljana, kar povzroči pri udeležencih nezadovoljstvo. Če želimo uspešen sestanek, je potrebna ustrezna predpriprava. Velikokrat je cilj sestanka izvesti debato, ki jo v drugačnih okoliščinah težko izvedemo. Kako torej izvesti uspešen sestanek?

Pomembno je, da se na sestanek dobro pripravimo. Cilj sestanka naj bo jasno določen. Prav tako je pomembno, da sestavimo časovno upredeljen dnevni red, ki ga posredujemo udeležencem že pred sestankom. Namen tega je, da se imajo zaposleni možnost pripraviti. Opredeljenega časa se je potrebno držati.

Na začetku sestanka vzpostavimo jasna pravila, ki se jih vsi držimo, npr. brez uporabe telefona, brez neprimernih komentarjev itd. Temo sestanka lahko odpremo z vprašanjem, v katerem ne izražamo lastnega mnenja. S tem zagotovimo, da se udeleženci sami opredelijo o temi in se ne prilagodijo našem mnenju. Pomembno je razvijanje ustreznega spodbudnega okolja, ki omogoča zaposlenim, da brez težav odkrito povedo svoje mnenje. Spodbudno okolje lahko vzdržujemo npr. s podporo (“Cenim vaše mnenje.”).

Prav tako je pomembno, da k izražanju svojega mnenja, spodbujamo tiste udeležence, ki so navadno tiho. K sodelovanju jih lahko povabimo že pred samim sestankom, npr. “Jutri imamo sestanek o prodaji. Vem, da imate o tem specifično mnenje, za katerega se mi zdi, da bi ga morali vsi slišati.”

Včasih je treba na sestanku prevzeti tudi nasprotno stališče, saj to omogoča dodatni vpogled na temo in več možnosti za debato.